Năm 2016, khi khái niệm hóa đơn điện tử vẫn còn chưa phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp và người dân Việt Nam thì trên trang mạng nội bộ của MISA, một nhân sự đã đề xuất sáng kiến về việc công ty nên áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí. Đề xuất này đã thu hút sự chú ý của Ban lãnh đạo và phần đa ý kiến đồng tình từ cán bộ nhân viên công ty. Khi đó, Giám đốc Tài chính Nguyễn Thị Ngoan cho biết, ý tưởng làm hóa đơn điện tử từng được Ban Tài chính đưa ra bàn bạc với Ban lãnh đạo cách đó khoảng một năm, nhưng thời điểm ấy xét thấy chưa phù hợp để triển khai bởi vì một phần không nhỏ khách hàng của MISA là khối hành chính sự nghiệp và chủ yếu thanh toán qua Kho bạc. Tuy nhiên, đề xuất trên cũng đã “hâm nóng” lại và thúc đẩy ý tưởng làm phần mềm hóa đơn điện tử từng nhen nhóm tại MISA.
Tới năm 2017, trong Hội nghị Lãnh đạo của MISA, Giám đốc Tài chính đã trình bày chuyên đề về tiết kiệm chi phí, trong đó chỉ ra rằng việc phát hành hóa đơn giấy của MISA đang quá tốn kém. Phó Chủ tịch Nguyễn Xuân Hoàng khi đó cũng có chuyên đề nghiên cứu về việc áp dụng hóa đơn điện tử tại nhiều nước trên thế giới cho thấy việc này đã đang trở thành một xu hướng phổ biến và mang lại nhiều lợi ích tại nhiều quốc gia.
Ngay lập tức, sau Hội nghị này, Trung tâm Phát triển phần mềm của MISA đã nhận được lệnh từ Ban Lãnh đạo yêu cầu trong vòng một tháng phải làm xong sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử áp dụng cho công ty để tiết kiệm chi phí cũng như mang lại nhiều tiện lợi cho khách hàng.
Đây chính là màn “kick-off” cho sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên của MISA, mở ra một giai đoạn phát triển bùng nổ đưa sản phẩm này đến với hàng trăm nghìn doanh nghiệp và đưa MISA trở thành một trong những đơn vị hàng đầu cả nước trong việc phát hành hóa đơn điện tử ra thị trường.
Anh Nguyễn Quang Hoàng, thời điểm đó là Giám đốc Trung tâm Phát triển phần mềm MISA chia sẻ, 1 tháng là khoảng thời gian rất gấp rút. Thông thường làm một sản phẩm phần mềm nhanh cũng phải 6 tháng, từ các bước nghiên cứu, khảo sát thị trường, phân tích, thiết kế, đặt ra các tình huống giả định, thử nghiệm, kiểm nghiệm. Quá trình này phải đưa rất nhiều lập trình viên vào làm. Vì thời gian quá ngắn nên các anh đã phải nghĩ ra một cách khác. Để biết chính xác sản phẩm cần có những tính năng cụ thể như thế nào, Trung tâm Phát triển phần mềm đã cử các BA (Business Analyst – Chuyên viên phân tích doanh nghiệp/nghiệp vụ…) xuống ngồi trực tiếp với Ban Tài chính – Kế toán để tìm hiểu họ đang cần một phần mềm hóa đơn điện tử ra sao. Bên cạnh đó, tìm đọc tất cả các tài liệu, thông tư, nghị định của Nhà nước để nghiên cứu xem một sản phẩm về hóa đơn điện tử phải đáp ứng những tiêu chuẩn gì.
Theo anh Hoàng, chỉ trong vòng vài ngày, đội nghiệp vụ đã định hình được sản phẩm có kết cấu ra sao, phải làm như thế nào… Về kết cấu, cơ bản sản phẩm này tối thiểu phải có 3 module. Phần một là công cụ để dành cho nhân viên kế toán thực hiện xuất hóa đơn. Phần thứ hai là dành cho khách hàng khi nhận hóa đơn thì họ có nơi để tra cứu. Module thứ ba là phần ẩn trong hệ thống – nơi để lưu trữ hóa đơn điện tử cũng nhưng thực hiện việc xử lý phát hành hóa đơn và ký số.
Sau khi đã định hình được sản phẩm, ngay lập tức Trung tâm triệu tập 3 chuyên gia tham gia vào xây dựng, thiết kế sản phẩm. Họ được nghe BA giảng giải rất kỹ về mục tiêu, mục đích, các tiêu chuẩn về tính năng, kỹ thuật… Chỉ trong vòng 3 ngày, 3 chuyên gia này đã đưa ra được một bản thiết kế sơ bộ đặc tả từng thành phần, các kiểu interface, các chuẩn dữ liệu giao tiếp với nhau như thế nào và phân công mỗi người làm một module.
Mỗi 2 ngày một lần, các sản phẩm demo lại được tích hợp với nhau để đi kiểm nghiệm. Khoảng tầm 3 lần kiểm nghiệm tích hợp thì sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn và chạy thử được. Như vậy, chỉ trong vòng 7-8 ngày, ba “chiến binh” của Trung tâm Phát triển phần mềm đã làm xong sản phẩm một cách “thần kỳ”. Họ đã làm xuyên ngày đêm và xuyên cả cuối tuần để kịp yêu cầu tiến độ đề ra.
Sau khi làm xong sản phẩm, đội ngũ bắt đầu đi mời Phòng Kế toán thử nghiệm. Quá trình thử nghiệm suôn sẻ, phần mềm chính thức ra mắt ngay sau đó và kịp phát hành những bản hóa đơn điện tử đầu tiên cho khách hàng trong vòng một tháng kể từ khi khảo sát, tìm hiểu và lên ý tưởng cho sản phẩm.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy đã mang lại vô vàn lợi ích cho MISA cũng như các khách hàng có giao dịch mua bán với doanh nghiệp. Bên cạnh tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử cũng giúp người dùng quản lý và tìm kiếm hóa đơn thông minh hơn; việc lưu trữ thuận tiện hơn, giúp nhân sự tiết kiệm thời gian và công sức. Không những vậy, hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai sót thường gặp với hóa đơn giấy…
Anh Hoàng cho biết, thực ra thì Ban lãnh đạo MISA đã nhìn trước được xu hướng tất yếu của việc chuyển dịch từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nên ngay từ giai đoạn đầu làm phần mềm hóa đơn điện tử cho riêng MISA, đội ngũ lãnh đạo đã có chiến lược đưa sản phẩm này trở thành một trong những sản phẩm trọng điểm để doanh nghiệp đi chinh chiến và chiếm lĩnh thị trường trong những năm tới.
Tuy nhiên, bài toán này không hề đơn giản bởi thời điểm ấy, cả năm MISA chỉ phát hành khoảng 50.000 hóa đơn điện tử. Trong khi số liệu thống kế cho thấy Việt Nam có khoảng 500.000 doanh nghiệp đang hoạt động và theo Tổng Cục Thuế thì trung bình mỗi tháng có khoảng 50 triệu hóa đơn được kê khai. Bên cạnh đó, việc đáp ứng được các thông tư, nghị định, quy định khắt khe của Nhà nước để có thể đủ điều kiện trở thành nhà cung cấp dịch vụ truyền – nhận – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng vô cùng khó khăn. Vậy MISA đã làm như thế nào để giải quyết được các bài toán trên nhằm xây dựng được sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn và đưa sản phẩm tới hàng trăm nghìn khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ như hiện nay, những kinh nghiệm và bài học rút ra từ câu chuyện này là gì? Mời quý vị và các bạn đón đọc bài tiếp theo viết về giai đoạn 2 – giai đoạn làm phần mềm hóa đơn điện tử bán ra thị trường, với tiêu đề: [Phần 2]: Cuộc “tổng lực” xây phần mềm hóa đơn điện tử và hành trình đưa sản phẩm ra thị trường trong chương trình MISA Inspirers.
