“Thưa sếp, bây giờ bọn em cứ phải làm thủ công rất nhiều vì quy định của bên kinh doanh nhất là họ yêu cầu như thế này, như thế kia”, lời than thở của các bạn kế toán khiến tôi không khỏi bất ngờ. 

Giai đoạn những năm về trước, MISA vẫn còn đang sử dụng phần mềm kế toán viết riêng. Đó là một hệ thống phải bỏ nhiều công sức, tiền của để xây dựng, với kỳ vọng sẽ là phần mềm “may đo” đáp ứng tốt cho hệ thống tài chính – kế toán phức tạp của công ty.

Ấy vậy mà, kế toán bán hàng thở than, kế toán thanh toán đau đầu, và cả tôi – Giám đốc Tài chính – cũng vò đầu bứt tai vì không thể thống kê, phân tích số liệu một cách chính xác để đưa ra những đánh giá nhận định hoặc cung cấp cho Ban lãnh đạo kịp thời những thông số điều hành.

Cả chục kế toán bán hàng với khối lượng công việc khổng lồ, cứ mỗi cuối tháng phải đối mặt với hàng núi chứng từ, “mapping” đơn hàng thủ công, rã rời với những cuộc gọi, tin nhắn, email liên tục để đối chiếu với anh em kinh doanh. 

Kế toán thanh toán cũng không khá hơn là bao, nhân viên đi công tác cả tháng trời, tạm ứng đến cuối tháng mới nộp chứng từ, khiến việc ghi nhận chi phí trở nên như một cuộc chiến. 

Với gần 3000 nhân viên trong đó có khoảng 2000 nhân viên kinh doanh đi công tác di chuyển liên tục phân bổ tại 5 văn phòng trên cả nước, việc kiểm tra công tác kế toán hàng năm là một thử thách. Tôi như con thoi, bay từ văn phòng này sang văn phòng khác, trong khi các bạn kế toán lại vất vả chuyển từng chồng chứng từ về trụ sở chính. Mỗi lần cần tìm kiếm, đối chiếu tài liệu giấy tờ trong kho lưu trữ, thời gian như trôi đi thật chậm, công sức bỏ ra chẳng bù lại sự mệt mỏi.

Chính những bức xúc ấy đã khiến tôi tự đặt ra cho mình nhiều câu câu hỏi. “Làm sao để tự động hóa việc ghi nhận doanh số, từ lúc khách hàng đặt hàng đến lúc kinh doanh, kế toán ghi nhận, thậm chí là sang bên nhân sự để đánh giá hiệu quả?”, “Làm thế nào để ghi nhận ngay các chi phí của anh em để nắm bắt và phản ánh đúng tình hình kinh doanh kịp thời?”

Rồi tôi quyết định thay đổi. Không còn ngồi trong văn phòng, tôi trực tiếp lắng nghe khó khăn, vướng mắc của các bên và kiểm chứng các thao tác của các bạn trên thực tế thì thấy rằng:

• Màn hình của anh chị em kế toán chi chít tin nhắn đối chiếu, file excel theo dõi loằng ngoằng tải mãi không được vì sử dụng quá nhiều công thức
• Khách hàng phản ứng nhắn tin gọi điện phản hồi vì chậm trễ
• Anh em kinh doanh bức xúc vì số liệu không đúng, không khớp

Thực sự nhìn vào mới thấy kinh hoàng và tá hoả. Thế này thì không được rồi, cần phải thay đổi ngay và luôn!

Thế rồi, tôi yêu cầu là toàn bộ kế toán bán hàng phải liệt kê đầy đủ những lý do tại sao không “mapping” được đơn hàng làm căn cứ để tìm cách để tự động hoá được những công việc thủ công mà các bạn phải làm. Muốn giải quyết được vấn đề, cần phải hiểu sâu về hệ thống, tìm đích xác được nguyên nhân gốc rễ. Sau khi xác định được những nguyên nhân gốc rễ thì tôi và anh em bắt đầu bắt tay dự án cải tiến Ban Tài chính – Kế toán.

Khi đánh giá và triển khai dự án, tôi thấy phần mềm kế toán viết riêng không còn phù hợp nữa. Thực tế MISA đã có 1 bộ giải pháp rất là tuyệt vời là MISA AMIS, có đầy đủ từ phần mềm kế toán, bán hàng đến quy trình, nhân sự… Nếu chuyển sang hệ thống MISA AMIS hiện nay được thì quả thực rất tốt, bởi đây là bước đệm để kết nối liên thông với các phân hệ khác mà các phòng ban tại MISA đang sử dụng.

Nghĩ là làm, anh em lập tức bắt tay vào dự án chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm kế toán viết riêng cũ sang MISA AMIS Kế toán. Sau khi hoàn thành, chúng tôi tiếp tục cải tiến quy trình, tối ưu hóa công việc.

Kết quả thật ấn tượng. Với MISA AMIS Kế toán kết hợp cùng Jetpay, kế toán bán hàng “lột xác”. Việc “mapping” đơn hàng tự động giúp năng suất tăng vọt từ 30% lên 70%, và hiện tại đạt hơn 95%.

Kế toán thanh toán cũng được “nâng cấp” nhờ AMIS quy trình kết nối liên thông với AMIS kế toán. Nhân viên dễ dàng đẩy chứng từ, ban lãnh đạo có thể duyệt chi mọi lúc mọi nơi trên điện thoại. Kế toán thanh toán chỉ cần  “bấm nút” là hoàn thành quy trình từ kiểm tra hoá đơn đến lập phiếu chi, uỷ nhiệm chi và gửi ngân hàng chi tiền. 

Ban Tài chính – Kế toán là cốt lõi, là trung tâm kết nối dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Bởi vậy, giải bài toán tối ưu hiệu quả hoạt động của kế toán mang lại lợi ích cải tiến vận hành cả hệ thống. Như MISA, dự án cải tiến kế toán vừa rồi ghi nhận những thay đổi tích cực từ mỗi phòng ban. 

Hệ thống kế toán lột xác, vận hành hiệu quả hơn, các bạn tập trung nhiều cho việc tổng hợp tình hình kinh doanh. Tôi cũng nhanh chóng có dữ liệu để chủ động phân tích và báo cáo cho Ban Lãnh đạo. 

Anh em kinh doanh cũng thở phào khi không còn phải đấu tranh với những con số, có thể tập trung vào việc bán hàng. Dữ liệu tự động từ kế toán cũng được đẩy sang C&B, nhân sự, giúp họ tính thưởng, đánh giá năng suất nhân viên dễ dàng, chính xác. 

Bản thân công ty tiết kiệm được hàng tỷ đồng nhờ giảm thiểu chi phí nhân sự, in ấn – lưu trữ chứng từ, và các chi phí lãng phí khác. Môi trường cũng được bảo vệ nhờ việc số hóa.

Khi bắt đầu thực hiện, tôi cũng đối mặt với rất nhiều ý kiến của anh em, kể cả anh em kế toán, IT cũng thắc mắc: “Chị ơi, nó khù khoằm như MISA thì sao mà làm được”.

Lúc đó, tôi hiểu rằng, quyết tâm của người đứng đầu là vô cùng quan trọng. Tôi liên tục đặt ra câu hỏi cho bản thân: “Tại sao phải như thế?”, “phải làm như thế nào để có thể thay đổi được?”.

Tôi nhận ra rằng, đổi mới, sáng tạo và sẵn sàng đón nhận những công nghệ mới là điều cần thiết. Công nghệ đang thay đổi từng ngày, từng giờ. Xu hướng làm việc với mô hình văn phòng số, lưu trữ chứng từ trực tuyến ngày càng phổ biến, mang đến nhiều tiện lợi cho việc tìm kiếm và di chuyển dữ liệu.

Hơn nữa, khi quy mô công ty tăng lên, nhân sự gấp đôi, gấp ba, thay vì tăng thêm người để đáp ứng nhu cầu, hoàn toàn có thể sử dụng công nghệ để tối ưu năng suất nhân sự. Kết quả là, với số lượng người chỉ bằng ½ so với trước đây, chúng tôi vẫn hoạt động hiệu quả và thậm chí còn làm được nhiều việc hơn trước.

Điều quan trọng không phải là số lượng người, mà là cách chúng ta sử dụng nguồn lực đó như thế nào. Công cụ tốt là chìa khóa cho sự thành công sau khi có tư duy tốt và cách làm tốt. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư hàng tỷ đồng để “thửa” riêng phần mềm cho mỗi phòng ban. Điều này rất tốt, nhưng vấn đề là làm sao để kết nối dữ liệu giữa các phòng ban một cách thông suốt. 

Dữ liệu phải liên thông, phải nối liền mạch từ bán hàng đến kế toán đến nhân sự. Đó là chìa khóa để tạo ra hệ thống tự động hóa hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. 

Khi đánh giá và triển khai dự án cải tiến Ban Tài chính – Kế toán, thay vì sửa lại phần mềm kế toán viết riêng, tôi quyết tâm chuyển toàn bộ dữ liệu sang MISA AMIS Kế toán. Mặc dù vất vả, nhưng lợi ích thu được rất thiết thực, bởi vì các phòng ban khác cũng đang sử dụng phân hệ của MISA AMIS.

Bởi vậy, muốn triển khai thành công, cần có ba điều quan trọng:

Thứ nhất, lãnh đạo phải làm gương, phải liên tục đổi mới sáng tạo, sẵn sàng thay đổi.

Thứ hai, khi cần thay đổi, phải có cách làm đúng, muốn giải quyết được vấn đề thì phải tìm nguyên nhân gốc rễ, xử lý từ gốc mới giải quyết được triệt để các bất cập, vướng mắc… đang tồn tại.

Thứ ba, với thời đại hiện nay Doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn cũng nên áp dụng CNTT vào để quản lý. Dữ liệu đúng, nhanh, kịp thời là nhân tố quan trọng giúp cho Ban lãnh đạo có những quyết sách kịp thời trong điều hành Công ty. Việc chuẩn hoá dữ liệu không chỉ đơn giản ở bộ phận bán hàng hay kế toán mà tất cả các bộ phận trong Doanh nghiệp đểu có thể số hoá. Hệ thống phần mềm liên thông, kết nối, hội tụ dữ liệu là tiền đề, mấu chốt giúp các Lãnh đạo Doanh nghiệp thành công với các quyết sách đúng đắn của mình . Quy mô nhỏ thì sử dụng các phần mềm chính như kế toán, hoá đơn, bán hàng… Quy mô lớn thì sử dụng thêm phần mềm cho cả nhân sự, quy trình.

Bà Nguyễn Thị Ngoan, Giám đốc Tài chính, Công ty Cổ phần MISA