Xây dựng nhóm hiệu quả với 20 câu hỏi

Một người trưởng nhóm có năng lực, các thành viên trong nhóm được gắn kết và phối hợp ăn ý với nhau là điều kiện tạo nên hiệu quả của một nhóm. 

20 câu hỏi sau đây sẽ giúp người trưởng nhóm xem xét và xác định các biện pháp để tiến hành hoạt động hiệu quả trong nội bộ nhóm và giữa với các nhóm khác trong tổ chức.

Quyết định tuyển dụng mà ban lãnh đạo và người trưởng nhóm xem là tốt có thể sẽ khác nhau với quan điểm của các thành viên trong nhóm. Một người mới có đủ khả năng nhưng có thể lại thiếu đi sự hoà hợp với nhóm. Do vậy, hãy để các thành viên nhóm gặp những người có khả năng sẽ được tuyển dụng trước khi bạn đưa ra lời đề nghị tuyển dụng. Tham khảo ý kiến của họ cho quyết định của mình. 

“Kẻ huỷ diệt” đối với nhóm là những cá nhân thường có những hành vi hay gièm pha, nói xấu các thành viên khác trong nhóm, gây xung đột nội bộ. Bạn đã dành thời gian để tìm hiểu lí do và tìm cách xử lý những kẻ đó thế nào chưa?

Các thành viên trong nhóm cua bạn hiểu biết một cách rõ ràng về những thành phần của kế hoạch phát triển của nhóm.

Hãy tìm một cách thể hiện rõ ràng sự gắn kết này. Sẽ rất dễ dàng nhận ra sự thiếu gắn kết. Phàn nàn, thiếu cố gắng, tinh thần uể oải – sẽ cho thấy việc liên hệ, gắn kết với tầm nhìn, mục tiêu, nhiệm vụ, giá trị và mong đợi đang bị thiếu hụt.

Việc đào tạo phải được tiến hành, bất cứ nơi nào có thể, các thành viên nhóm nên tham dự bài tập thực hành theo nhóm.

Có thể có một số nhà lãnh đạo bẩm sinh, nhưng nếu có thì cũng không đủ cho tất cả các tổ chức. Do đó, kỹ năng lãnh đạo phải được phát triển. Ngoài những kỹ năng quản lý nhóm cơ bản, hãy chắc chắn rằng các trưởng nhóm được đào tạo những kỹ năng đặc biệt như cách dàn xếp, hoà giải các thành viên.

Một ngày nào đó, các thành viên nhóm hiện tại có thể sẽ bỏ việc, ra đi hoặc tham gia vào các nhóm khác trong tổ chức. Khi bạn nhận thông báo rằng họ sẽ ra đi, bạn cần phải xác định những người tiềm năng cho việc việc thay thế. Tiến hành xây dựng mối quan hệ với các thành viên nhóm tiềm năng là không sớm và không thừa.

Thường xuyên đề nghị các thành viên nhóm đánh giá hiệu quả của các cuộc họp nhóm. Nếu họ cảm thấy các cuộc họp nhóm lãng phí thời gian, có thể bạn đang tổ chức họp quá thường xuyên hoặc chuẩn bị cho các cuộc họp quá sơ sài và qua loa. Nếu họ cảm thấy họ vẫn “đói” thông tin, thì có thể bạn chưa tổ chức đủ các cuộc họp nhóm.

Bạn nên làm cho cuộc gặp mặt trở nên thú vị, thư giãn và có động cơ thúc đẩy để việc trình bày các thông tin trở nên dễ dàng tiếp nhận hơn. Các thành viên nhóm cần cả “làm như thế nào” và “muốn như thế nào”.

Việc truyền thông trong nhóm nên mang lại thông tin mà các thành viên nhóm có thể sử dụng, thông tin chứ không phải những câu chuyện tầm phào, phản hồi góp ý chứ không phải chì trích. Hãy xem các thành viên nhóm của bạn có chia sẻ các thông tin hữu ích với nhau trong một cách cởi mở và thẳng thắn hay không. 

Các nhóm phải biết việc họ đang tiến hành có phù hợp với tổng thể tổ chức hay không? Hoạt động của các nhóm khác như thế nào?. Những nhà quản lý, các trưởng nhóm khác và những thành viên của các nhóm khác chính là nguồn tin để trả lời câu hỏi này.

Phối hợp các thành viên trong cùng một nhóm làm việc với nhau dễ dàng hơn nhiều so với phối hợp các thành viên khác nhóm làm việc khi cần. Bạn đã nỗ lực và chủ động xây dựng mối quan hệ với các nhóm khác trong tổ chức hay chưa?

Phối hợp các thành viên trong cùng một nhóm làm việc với nhau dễ dàng hơn nhiều so với phối hợp các thành viên khác nhóm làm việc khi cần. Bạn đã nỗ lực và chủ động xây dựng mối quan hệ với các nhóm khác trong tổ chức hay chưa?

Phớt lờ các vấn đề nghiêm trọng chẳng có ích gì. Sau vài tháng mà vấn đề chưa được giải quyết nghĩa là nó không được quan tâm đầy đủ. Hãy xử lý các vấn đề trước khi chúng trở thành “vấn đề muôn thuở” với mọi người trong nhóm.

Là trưởng nhóm, bạn có truyền đạt ý tưởng và nhu cầu tới ban lãnh đạo hay không? Nếu có, ban lãnh đạo có trả lời một cách thích đáng và có khả năng thuyết phục nhóm của bạn rằng ý kiến của họ là có giá trị không?

Những người khác nhau có những động cơ khác nhau. Nếu lãnh đạo nhóm không tìm hiểu những gì có khả năng động viên nhân viên của mình nhiều nhất, họ sẽ không thể xây dựng nhóm hiệu quả như mong muốn.

Các thành viên nhóm có được học cách tận dụng các nguồn lực sẵn có để xử lý xung đột hay không? Nhóm có đồng tình với quan điểm xử lý cả những vấn đề “còn trong trứng nước”, chưa phát sinh một cách rõ ràng hay không?

Liệu có phải chỉ ý kiến phản hồi của những người trưởng nhóm mới được để ý và chấp nhận? Thử xem, khi một thành viên nhóm có một ý tưởng mà có thể giúp các thành viên khác cải thiện cách làm việc, họ có dám trình bày không.

Bạn có cải tiến cách làm việc hay chỉ đơn giản làm theo cách bạn đã làm bao lâu nay và cứ duy trì mãi cách làm ấy hay không? Hãy nhớ là khen thưởng bất kỳ nỗ lực cải cách nào, thậm chí kết quả không được mĩ mãn đi nữa. Khuyến khích các thành viên nhóm thử thách những cái mới.

Bạn có khen thưởng cho mọi người và thừa nhận họ, không vì những gì họ giành được mà vì sự tham gia của họ trong việc thực hiện mục tiêu hay không?

Cần đánh giá kết quả một cách định kỳ. Thường xuyên kỷ niệm và ăn mừng những nỗ lực và chiến công của nhóm. Và đừng quên tổ chức ăn mừng thành công riêng của bạn.