Nếu bạn nhìn vào lịch sử quản lý của Mỹ, bạn sẽ nhận ra ngay có hai phong cách chiếm ưu thế. Dạng thứ nhất là các nhà quản lý chuyên quyền, dạng thứ hai lại ứng xử rất khôn khéo. Tuy nhiên, ngày nay, các nhà quản lý xuất sắc nhất đều hiểu rằng có rất nhiều phong cách điều hành và họ cần phải giỏi trong tất cả các phong cách đó.
Ảnh minh họa
Trước khi bàn tới sự cần thiết có một phong cách quản lý linh hoạt, hãy nhìn vào hai phong cách chính là: chuyên quyền và khôn khéo.
Sự khác biệt giữa chuyên quyền và khôn khéo
Khó có thể tin được rằng vẫn còn tồn tại phong cách quản lý chuyên quyền kiểu cũ trong thế giới ngày nay. Một phần vì thực tế là rất nhiều nhà quản lý đã không được đào tạo. Họ quên mất việc phải tìm ra con đường riêng của mình, do vậy, họ ứng xử theo những gì mà họ nghĩ là mình nên làm. Họ nghĩ rằng: mình đang là “ông chủ”. Những người chuyên quyền tin rằng nếu họ có phương pháp “mềm dẻo” thì các nhân viên của họ sẽ “lấn lướt”. Và cũng có người nghĩ rằng, phương pháp mềm dẻo sẽ được cho là sự yếu đuối, nhu nhược.
Người chuyên quyền cũng nghĩ rằng để trở thành một nhà quản lý khôn khéo sẽ mất rất nhiều thời gian. Những nhà quản lý khôn khéo lại dành thời gian để giải thích cho mọi người về những việc sẽ phải thực hiện và tại sao nó phải được thực hiện.
Nhà quản lý theo với phong cách “ông chủ” lại không muốn bị làm phiền. Quan điểm của ông sếp đó là: “Làm nó đi bởi vì tôi đã nói như vậy”. Nhà quản lý khôn khéo thì nhận ra rằng, càng nhiều người hiểu được cái gì và tại sao, thì họ làm việc càng tốt hơn.
Người chuyên quyền thì muốn đưa ra các quyết định và muốn thấy mọi người đáp lại một cách máy móc với các yêu cầu của họ. Người chuyên quyền “nhấn vào nút”, thì cả bộ máy tuân theo. Người khôn khéo biết rằng thời gian cần được sử dụng để đối diện với mọi người, làm cho mọi người tham gia, khiến mọi người cùng thực hiện.
Người chuyên quyền khiến người khác sợ hãi trong khi người khôn khéo lại khiến người khác tôn trọng và thậm chí yêu mến. Người chuyên quyền khiến cho nhân viên phải “lầm bầm” sau lưng. Còn người khôn khéo thì khiến mọi người nói rằng: “Ông ấy tôn trọng chúng ta và quan tâm tới chúng ta. Tôi sẽ đi tới chân trời góc bể với ông ấy. Tất cả những gì ông ấy cần làm là đưa ra yêu cầu”.
Người chuyên quyền thì cho rằng người khéo léo là “nhu nhược”. Còn người khôn khéo coi người chuyên quyền là “độc tài”. Sự khác nhau đó là, người chuyên quyền sử dụng quyền lực một cách cứng nhắc, trong khi người khôn khéo lại sáng suốt trong việc thể hiện quyền lực.
Những người làm việc cho người chuyên quyền tin rằng họ đang làm việc cho một người nào đó. Còn với người khôn khéo, nhân viên của họ tin rằng mình đang làm việc với ai đó.
Sự cần thiết phải hoạt bát.
Với tư cách là một quản lý trẻ, bạn nên sử dụng “phương pháp hoạt bát” khi lựa chọn một phong cách điều hành thích hợp. Để có thể hoạt bát, bạn phải cân đối khả năng điều hành hành và khích lệ đối với mỗi nhân viên của bạn. Điều hành là để nói với các nhân viên về những gì cần làm, chỉ dẫn cho họ cách làm, và đảm bảo rằng công việc phải được thực hiện. Khích lệ hay động viên là thúc đẩy họ, lắng nghe, và có sự can thiệp để nhân viên có thể làm những gì mà họ được trông đợi.
Một số nhân viên cần sự điều hành và khích lệ nhiều hơn. Một số khác lại cần ít hơn. Số khác lại cần hai yếu tố đó ở mức độ vừa phải. Để sử dụng hiệu quả phương pháp hoạt bát trong khi lựa chọn phong cách lãnh đạo, bạn phải xác định được các nhân viên cần gì ở bạn. Hay cụ thể hơn là, họ cần bạn điều hành và khuyến khích tới mức nào?
Mức độ điều hành và khuyến khích mà mỗi nhân viên cần tới sẽ phụ thuộc vào công việc mà họ đang làm hoặc là có điều gì đang xuất hiện trong bộ phận.
Chẳng hạn, nếu một nhân viên cần phải hiểu được cách vận hành một bộ phận trong trang thiết bị, anh ấy hoặc cô ấy sẽ cần rất nhiều từ sự điều hành của bạn. Nếu như có các lời xì xào về việc cắt giảm nhân sự trong công ty, các thành viên trong nhóm mà bạn điều hành sẽ cần rất nhiều lời động viên.
Các mô tả sau đây sẽ giúp bạn thấy được sự liên hệ giữa những gì mà các thành viên trong nhóm cần từ bạn và mức độ điều hành hoặc khuyến khích mà bạn đem lại cho họ; nói cách khác là, liệu bạn có thể linh hoạt với nhu cầu của họ?
Kiểu A: Đây là một người rất có động cơ để làm việc tốt, nhưng lại thiếu kỹ năng hoặc kiến thức để có thể thành công. Bạn biết người này hầu như cần tới sự điều hành từ phía bạn.
Kiểu B: Đây là một người đã mất động cơ để làm việc, nhưng lại có kỹ năng tốt. Bạn biết rằng người này cần rất nhiều sự khuyến khích.
Kiểu C: Đây là một người làm việc rất tốt và cũng có động cơ. Bạn biết rằng người này cần ít sự điều hành và khuyến khích.
Kiểu D: Đây là một người thiếu cả khả năng và tinh thần làm việc. Bạn biết rằng người này cần rất nhiều sự điều hành và khích lệ.
Kiểu E: Đây là một người cần sự điều hành và động viên vừa phải.
Hãy nhìn vào khung cảnh làm việc và nghĩ xem bạn cần hoạt bát như thế nào. Giả sử là bạn đang lãnh đạo một dự án độc lập khá lớn tại một tổ chức viễn thông. Một trong những nhân viên được chỉ định sang chỗ bạn là Andy – một nhân viên có thói quen làm việc độc lập trong các nhiệm vụ anh ta được giao.
Andy nhiệt tình và rất thích công việc của mình. Anh ta luôn đạt được kết quả tốt và các nhân viên phát sợ lên với anh ta. Làm việc trong dự án của bạn, bạn nhận thấy rằng, anh ta thấy việc lên kế hoạch, truyền thông và đưa ra các quyết định là cả thách thức với các thành viên khác trong nhóm. Thêm nữa, Andy đã hạ thấp tư tưởng chung của cả nhóm và nói rằng, đó chỉ là việc mất thời gian. Anh ta đã biểu lộ sự không hài lòng khi tham gia vào dự án này.
Là một người hoạt bát, bạn thấy rằng Andy thuộc loại người nào và anh ta cần gì từ sự điều hành của bạn? Câu trả lời là: Thậm chí dù cho Andy là một nhân viên giàu kinh nghiệm trong công việc thường ngày của anh ta, điều này không đúng trong dự án của bạn mà anh ta tham gia. Andy cần cả sự điều hành và khích lệ của bạn. Anh ta cần sự chỉ dẫn về cách làm việc với những người khác trong môi trường làm việc nhóm và sự hỗ trợ cho sự chuyển đổi khó khăn mà anh ta đang tạo ra. Andy thuộc loại D trong dự án này, mặc dù anh ta giống với dạng A hơn trong công việc mà anh ta được giao.
Đây là một gợi ý sẽ giúp bạn điều hành dễ dàng hơn. Có thể gọi đó là “thời gian vận động”. Trong cách thức làm việc, hãy nghĩ về tất cả những chỉ dẫn của bạn đưa ra hàng ngày. Nghĩ xem nhân viên của bạn thuộc kiểu nào (trong số 5 kiểm trên) trong tất cả các dự án khác nhau và các công việc khác nhau mà bạn giao cho họ. Và sau đó thì có cách nghĩ hoạt bát hơn. Nghĩ về những gì mà họ cần ở bạn. Nếu bạn đã sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ, bạn có trong tay một kịch bản hoàn hảo. Nếu không thể, hãy quyết định xem bạn cần phải làm điều gì khác đi.
Bạn sẽ thấy rằng lời gợi ý nhỏ này sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn cho bạn với tư cách là một nhà quản lý trẻ. Hãy thử xem.
