Quản lý hiệu quả người dùng Internet trong công ty

Nếu bạn là người quản lý của một Công ty, thì chắc hẳn sẽ có lần bạn không hài lòng khi nhìn thấy nhân viên của mình đang mải mê chơi trong giờ làm việc. Hoặc thỉnh thoảng bạn phát hiện ra rằng một vài người nào đó lưu trong ổ cứng rất nhiều bộ phim hoặc tranh ảnh không lành mạnh được tải về từ Internet.

Và hãy thử tưởng tượng nếu bạn có khoảng 1000 nhân viên ở nhiều bộ phận khác nhau, thì rõ ràng là bạn khó có thể kiểm soát được việc sử dụng Internet của họ như thế nào cho đúng mục đích.

Bài viết này đề cập đến chương trình SurfControl Web Filter 5.0 của hãng SurfControl (website: www.surfcontrol.com). Đây là một trong những chương trình mạnh nhất trên thế giới cho phép người quản lý có thể theo dõi người dùng Internet theo thời gian thực, áp dụng các quyền truy cập Internet linh hoạt theo yêu cầu, cũng như cho phép kết xuất báo cáo về hoạt động của người dùng trong mạng bất kỳ lúc nào.

Việc quản lý người dùng Internet nhằm tới một mục đích là làm cho việc sử dụng Intemet hiệu quả hơn và trong sáng hơn. Rõ ràng là như vậy khí bạn không hề muốn nhân viên của bạn suốt ngày chỉ dán mắt những trang Web khiêu đâm, hoặc tải những bộ phim có nội đung không lành mạnh từ Internet. Cũng tương tự như vậy, có thể trong giờ làm việc mà nhân viên bạn chỉ chăm chú chat và webcam với người khác. Hoặc việc truy cập thường xuyên vào các trang tin tức cũng ngốn khá nhiều thời gian của người dùng.

Công ty bạn có rất nhiều phòng ban khác nhau. Tùy theo chức năng của các phòng ban này mà bạn muốn họ chỉ sử dụng Internet để giao dịch thư từ với đối tác mà thôi. còn với phòng ban khác thì bạn muốn cho họ truy cập được các các Website nước ngoài để tìm kiếm thêm thông tín. Còn với một số nhóm người đặc biệt trong Công ty của bạn (ví dụ như Ban giám dốc, Chủ tịch Hội Đồng quản trị…) bạn muốn họ có thể giao địch với đối tác của Công ty bạn với mức độ ưu tiên cao nhất, ngay cả khi đường truyền Internet bị tắc nghẽn do quá nhiều người dùng.

Tuy nhiên, việc quản lý này cũng cần phải linh hoạt. Bạn cũng không nên để nhân viên nghĩ rằng là bạn quá khắt khe trong việc quản lý việc sử dụng Internet như vậy. Trước khi vào giờ làm việc, hoặc giờ nghỉ trưa, tôi muốn được nghe nhạc trực tuyến, xem tình hình thời sự, chat với bạn bè, gọi điện thoại qua mạng Internet cho người thân ở nước ngoài, chơi game trực tuyến… Điều này hoàn toàn hợp lý đấy chứ. Nhưng chỉ là ngoài giờ làm việc thôi nhé, rõ ràng bạn sẽ không thể từ chối được.

Bạn thấy đấy, với một Công ty có càng nhiều người dùng Internet thì nhu cầu sử dụng của họ cũng càng đa dạng. Điều này dẫn đến việc phải có một chương trình tự động để theo dõi và quản lý một cách linh hoạt các yêu cầu của người sử dụng.

Thực ra nhu cầu của người sử dụng khó có thể vượt qua được việc dự đoán của những người lập trình. Bằng việc thống kê nhu cầu sử dụng của người dùng của hàng trăm Công ty khác nhau trên thế giới, những người lập trình ra sản phẩm Surfcontrol Web Filter (SWF) đã đưa toàn bộ các tiêu chí quản lý này vào hệ thống. Đến phiên bản mới nhất là SWF 5.0, người quản lý đã thấy được sự thỏa mãn hơn cả mong đợi khi sử dụng chương trình này.

Việc quản lý truy cập Intemet tự động dựa vào hàng loạt các thông số khác nhau như tên truy nhập của người sử dụng, thời gian truy nhập, nội dung trang Web truy nhập, mức độ ưu tiên khác nhau… Mỗi người sử đụng được cấp một tên truy cập khác nhau khi vào máy tính, và chương trình SWF sẽ dựa vào việc phân quyền của các tên truy cập này mà áp dụng các quy tắc truy nhập cụ thể cho người sử dụng hoặc các phòng ban liên quan.

Khả năng lọc nội dung trang Web cực mạnh của SWF giúp cho bạn có thể quản lý sâu hơn các đối tượng trong trang Web. Nó có thể phân chia các tên file cho phép hay cấm download, kiểu file âm thanh và hình ảnh, các kiểu file nén… cũng đặt được mức độ ưu tiên download các file này. SWF cũng đặt các độ ưu tiên khác nhau cho người sử dụng, dựa vào mức độ ưu tiên của từng tên truy nhập mà nhóm người đùng này có thể download nhanh hơn các nhóm người dùng các trong mọi trường hợp.

Ngoài ra, module đo dung lượng sử dụng Internet của SWF cũng cho bạn khả năng hết sức linh hoạt để ngăn không cho người sử dụng download quá nhiều các file dung lượng lớn, tránh ùn tắc đường truyền phục vụ cho những người dùng khác. Nếu bạn đặt tổng dung lượng sử dụng Internet trong ngày của một người dùng cụ thể là 20Mb, điều đó có nghĩa là lượng thông tin người dùng đó tải về từ Internet trong ngày hôm đó chỉ được phép là 20Mb, nếu SWF thấy quá đung lượng này sẽ gửi thông báo cho người sử dụng và ngăn không cho phép truy cập Internet nữa. Chức năng này hết sức hiệu quả trong trường hợp những người sử dụng cố tình download những file hoặc những bộ phim cực lớn trên Internet trong giờ làm việc và gây tắc nghẽn đường truyền chung.

Chương trình này có một cơ sở dữ liệu khổng lồ về thông tin các Website trên Internet và phân chia các trang Web này thành các nhóm khác nhau để tiện cho người sử dụng nhằm: Tin tức, thể thao, tài chính, đầu tư công nghệ thông tin, giải trí, quảng cáo, nhóm trang web nội dung xấu… Việc phân chia này giúp cho người quản lý cho phép người sử dụng có quyền truy nhập vào các nhóm Website khác nhau theo yêu cầu. Ngoài ra, chương trình này có một module rất thông minh, cho phép tự động tìm kiếm trên các Website người dùng truy cập để sắp xếp các trang Web mới vào các nhóm tương ứng dựa vào các từ khóa và nội dung trên Website này.

Cách kết xuất báo cáo của chương trình này cho bạn các số liệu cực kỳ đầy đủ về thông tin của người sử dụng cũng như nội dung trên Internet được sử dụng bằng 55 kiểu báo cáo chi tiết khác nhau được dạng file HTML. Nó cho phép sắp xếp 10 người sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ khoảng thời gian nào, hoặc 10 website hoặc nhóm nội dung mà tất cả người dùng truy cập thường xuyên nhất, cũng như là báo cáo chi tiết về thống kê băng thông người dùng đã sử dụng .Các báo cáo này có thể được chuyển thành các định dạng cần thiết như pdf, xls, cvs…

“Hết sức linh hoạt và tiện lợi”, đó là kết luận của tất cả những người đã thử dùng chương trình này. SWF cung cấp đầy đủ các tính năng để bạn có thể nhìn thấy chi tiết từng Megabyte ra vào trên hệ thống mạng của bạn với báo cáo hết sức rõ ràng. Với những người quản lý mạng chuyên nghiệp thì SWF là chương trình không thể thiếu để kiểm soát toàn bộ việc sử dụng Internet của người dùng trong mạng