Chuyện hội hợp thường xuyên không chỉ là đặc điểm riêng biệt của một công ty hoặc một môi trường làm việc nào đấy. Đấy là một phần của công việc nơi công sở của tất cả những người đang đi làm.
Ảnh minh họa
Một trong những lý do chính thúc đẩy mọi người cùng ngồi lại với nhau là vì phải liên tục tìm ra những ý tưởng mới, phương pháp mới để giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc, đó là cũng cách mà những nhà quản trị hay áp dụng để vận dụng tri thức tập thể. Tuy nhiên một điều đáng buồn là ngày càng có ít ý tưởng mới ra đời từ những lần tập hợp nhân viên vô “một chổ” như thế
Vì thế, để khuyến khích nhân viên đưa ra nhiều ý tưởng mới, người quản lý phải khéo léo vận dụng những mẹo nhỏ giúp phát huy tính sáng tạo của tập thể. Không có một kỹ thuật hoặc sách hướng dẫn nào chuẩn giúp bạn thực hiện công việc này hoàn hảo cả. Sự thật là như thế, nhưng nhà quản trị vẫn có thể khai thác chất xám một cách hiệu quả nhờ những động tác mang tính chất khuyến khích nhân viên. Nhờ thế, thay vì nhìn nhau với vẻ mặt căng thẳng giữa một không khí phòng họp nặng nề để chờ đợi ý tưởng, bạn và các nhân viên có thể tranh luận nhau trong tâm trạng phấn khởi để lựa chọn ra cách tối ưu nhất
Cho dù đã thật sự hài lòng với sự sáng tạo nhanh nhạy hiện tại của nhân viên hay cảm thấy thất vọng với kết quả đang có được, bạn cũng nên ghi nhớ tám phương pháp sau đây vào sổ tay công tác. Chúng sẽ có lúc giúp bạn ghi được những “bàn thắng” bất ngờ trong công việc.
Hãy nhìn vấn đề khó khăn từ nhiều hướng khác nhau: hãy giúp những nhân viên của bạn thay đổi cách nhìn về những tình thế rắc rối trong công việc. Mọi người thường hay xem xét sự việc theo một hướng nhất định và phổ biến nhất tùy từng trường hợp cụ thể. Với cương vị một nhà quản trị, bạn nên khuyến khích mọi người thử đặt mình vào các vị trí khác nhau rồi hãy tìm kiếm các giải pháp. Ví dụ như bạn có thể đề nghị họ thử xem xét vấn đề với giả sử họ là những nhân viên thuộc phòng nhân sự, kinh doanh hay kế toán chẳng hạn. Một trường hợp cụ thể khác chẳng hạn như bạn đặt ra câu hỏi về sự khác nhau trong cách giải quyết vấn đề giữa một phụ nữ 60 một tuổi và một bé gái 8 tuổi, trong tình thế này những thành viên trong nhóm của bạn sẽ tự đặt mình trong từng hoàn cảnh để tìm kiếm giải pháp thích hợp.
Đề nghị nhân viên nhìn nhận vấn đề khó khăn từ nhiều hướng khác nhau là cách đơn giản nhất để thúc đẩy nhân viên đầu tư tri thức tìm ra những ý tưởng mới.
Tạo ra những động lực: Ý tưởng thường ra đời từ những cách suy luận và cá tính khác nhau của từng cá nhân. Hãy viết ra danh sách tên và tìm kiếm cách tạo động lực và cơ hội cho họ thoải mái sáng tạo.
Thiết lập những mối quan hệ: Nếu một nhóm đã hoàn thành bản danh sách, cung cấp cho họ những thứ cần thiết như: kế hoạch, thông tin, phương tiện…Đó là những thứ có thể mang tính chất ngẫu nhiên, một tin tức một sự kiện trên tạp chí, đề nghị họ thử liên tuởng giữa những sự kiện nắm bắt được với vấn đề của công ty bạn. Ví dụ như, bạn cung cấp cho họ một mẩu tin về xăng lên giá, nếu công ty của bạn sản xuất xe đạp điện thì bạn có thể đặt ra câu hỏi “Sự kiện này có ảnh hưởng đến chúng ta không?” hoặc “làm thế nào để tận dụng điều kiện thuận lợi?”
Giúp nhân viên định hướng rõ rệt: Hãy để mọi người thoải mái với nhau thoải mái đưa ra ý tưởng và bạn sẽ là người định hướng và kéo họ lại gần với thực tế, nếu không bạn sẽ bối rối và mất thời gian với hàng đống điều mới mẻ mà nhân viên mang lại.
Nghĩ về những mặt đối lập: Đưa ra những câu hỏi giải quyết trực tiếp tình thế chưa phải là cách hay nhất vận dụng tri thức tập thể. Bạn có thể lật ngược vấn đề để hỏi ý kiến nhân viên. Ví dụ như “ Phải làm thế nào nếu chúng ta biết chắc sẽ không có ai mua sản phầm của mình?. Tiếp thu những ý kiến về chiều hướng trái ngược sẽ giúp bạn tìm ra những giải pháp thích hợp cho công việc.
Phương pháp ẩn dụ: Tình cờ đưa một ví dụ về một trường hợp và cách giải quyết điển hình và hỏi ý kiến của những nhân viên xem liệu công ty của bạn có thể rơi vào tình cảnh tương tự và tìm ra cách khắc phục. Phép ẩn dụ là một cách hiệu quả để vận dụng ý tưởng tập thể
Chuẩn bị: Nhiều người thường bị tác động phải nhanh chóng tìm ra cách giải quyết nhưng lại thiếu giai đoạn chuẩn bị và cân nhắc. Nếu mọi người đầu tư nhiều thời gian hơn nghĩ tường tận hơn về vấn đề đang gặp phải, hãy để đầu óc thoải mái, như thế sẽ không những không hề ảnh hưởng đến tiến trình công việc mà còn thu được nhiều sáng kiến mới hiệu quả hơn. Hãy để nhân viên của bạn có thời gian chuẩn bị về mặt tinh thần, nắm bắt đầy đủ trước khi cùng ngồi lại với nhau tìm kiếm các giải pháp.
Đưa ra mục tiêu: Theo kết quả của nhiều cuộc khảo sát và kinh nghiệm của Kevin Eikenberry (tác giả của bài viết này), một cách hửu hiệu giúp mọi người làm việc hiệu quả là đưa ra những mục tiêu cụ thể. Như thế, nhân viên sẽ biết được họ mình cái đích mà họ cần đến, nhờ thế những ý kiến mới sẽ có điều kiện nảy nở ngoài sự mong đợi của bạn. Mục tiêu bạn đưa ra chỉ nên cao hơn mức bạn có thể thực hiện được và phải hơn hẳn những thành quả từng đạt được.
