Là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị, tại sao bạn lúc nào cũng “đầu tắt mặt tối” trong khi không ít người ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, bạn sẽ phải giải bài toán quản lý thời gian mà mỗi người đảm nhiệm trong tổ chức.
Ảnh minh họa
Thông thường mỗi ngày chúng ta dành thời gian cho ba loại công việc: công việc do cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thực hiện.
Như vậy, nếu là trưởng một đơn vị và muốn kiểm soát thời gian của mình sao cho hiệu quả để thực hiện một số công việc do bạn tự đề xướng, bạn chỉ có hai lựa chọn, hoặc là làm sao để cấp dưới phối hợp với nhau thực hiện công việc cho tốt hoặc giao việc cho nhân viên thực hiện theo chỉ đạo của mình, kèm theo là các biện pháp khen thưởng và kỷ luật.
William Oncken, Jr. và Donald L. Wass trong bài viết “Ai nhận con khỉ?” ví công việc giữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn, trong một công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, “con khỉ” sẽ chuyền từ các cấp quản lý sang bản thân giám đốc. Hai ông đề ra năm nguyên tắc “nuôi và săn sóc khỉ” để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình.
Nguyên tắc 1: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩy công việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tự giải quyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).
Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.
Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không tiện đâu làm đó.
Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay qua điện thoại, tránh viết văn bản.
Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dưới đây và ấn định thời gian dành cho lần sau.
Năm cấp độ trao quyền có thể kể ra dưới đây: cấp 1: hãy đợi đến khi yêu cầu mới được làm; cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm; cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằng kết quả công việc; cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗi lần triển khai; cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.
Phân loại công việc ở trong tổ chức thành năm nhóm như trên, bạn sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ 3 đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong giải quyết công việc.
Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều thời gian để dành cho bản thân và gia đình nhưng phần lớn khi được hỏi vẫn cho rằng, quá khó hay quá rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới. Mặc khác, khi trao quyền vẫn còn câu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm của cấp dưới.
Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để rồi mất luôn cả quyền kiểm soát công ty vì cấp dưới làm bậy. Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng phòng hay phó giám đốc. Trong tình thế này, giám đốc không những trao quyền mà lại mất quyền điều hành doanh nghiệp.
Để khắc phục những khó khăn trên và ứng dụng những kinh nghiệm quản lý tiên tiến, thiết nghĩ trưởng các đơn vị phải phát triển năng lực giải quyết công việc và tinh thần gắn bó của nhân viên với tổ chức. Văn hóa tổ chức, trong đó mọi người có tinh thần hợp tác, chia sẻ công việc với nhau là nền tảng cho sự ủy quyền.
Vì vậy, để có sự thảnh thơi cho bản thân – nền tảng của sự sáng tạo trong quản lý – trước hết, bạn phải dành thời gian để phát triển nhân viên và có chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, một giám đốc công ty chuyên huấn luyện về lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện rằng, bản thân trưởng các đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việc trao quyền.
Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc hàng ngày theo mức độ khẩn trương và quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho những loại công việc này.
