Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh của ĐH Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates nhận được một câu hỏi: “Chúng tôi nên làm những gì để luôn thăng tiến trong công việc?”.
.jpg)
Ảnh minh họa
Ông Buffett trả lời rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tố cần thiết. “Với một số người nó là tài sản quí giá, nhưng với những ai không có khả năng thì nó là một gánh nặng thực sự. Khả năng diễn thuyết tốt trước mọi người có thể giúp công việc của bạn phát triển tới 50 hoặc 60 năm”, ông nói.
Thường các bài diễn thuyết hay đi kèm với sử dụng phần mềm PowerPoint của Microsoft. Và một số liệu thống kê từ khách hàng của hãng này gây bất ngờ: từ tháng 1-2001 đến tháng 12-2004, trong số các bài diễn thuyết thì 60% là chán ngắt, chỉ có 19% khiến người nghe cảm thấy thích thú. Theo cuốn sách Diễn thuyết để thành công của Jerry Weissman, một ngày có khoảng 30 triệu bài diễn thuyết trình bày sử dụng PowerPoint trên khắp toàn cầu và rất nhiều trong số đó được mô tả là tệ hại.
Edward Tufte, một chuyên gia về giao tiếp và diễn thuyết – từng được New York Times gọi là “Leonardo da Vinci của số liệu” – chỉ ra rằng có thể lỗi trình bày là một trong những nguyên nhân gây ra thảm họa khủng khiếp cho tàu không gian Columbia vào ngày 1-2-3003. Trước vụ tai nạn, các kỹ sư giới thiệu 28 tấm ảnh động (slide) cho các quan chức NASA (Cơ quan không gian Mỹ) thấy những vấn đề nguy cơ của tàu con thoi này. Thật không may, phần trình bày có quá nhiều chữ, nên không gây được ấn tượng để buộc người ta phải lưu ý và sửa chữa. Kết quả là toàn bộ 7 phi hành gia thiệt mạng.
Khi các doanh nhân thành đạt chuẩn bị một bài diễn thuyết, họ thường bắt đầu bằng những câu hỏi: Tôi muốn đạt được cái gì? Tôi muốn người nghe làm gì sau bài diễn thuyết?
Thường thì có ba mục tiêu đối với bất cứ bài diễn thuyết nào: dễ hiểu, đáng tin cậy và những hành động sau đó. Vậy chúng ta muốn điều gì?
Một ví dụ điển hình là bộ phim An Inconvenient Truth nói về cựu phó tổng thống Mỹ Al Gore. Ông muốn mọi người làm gì đó sau khi xem phim. Vì vậy ông bắt đầu bằng những trình bày dễ hiểu, đưa ra những số liệu và bằng chứng để thuyết phục người nghe. Và cuối cùng là kêu gọi hành động. Trong khi đó nhiều người khác quên mất một yếu tố cơ bản của một bài diễn thuyết: phải dễ hiểu.
Theo cuốn Nghe để quên của Madelyn Burley-Allen thì trung bình chỉ có khoảng 25% thực sự có khả năng nghe một cách hiệu quả, vậy thì phải lôi cuốn những người còn lại chú ý tới bài diễn thuyết của mình. Những số liệu khác cho thấy thường thì người lớn chỉ tiếp thu tốt những bài nói chuyện ngắn hơn 15-20 phút. “Càng ngắn gọn càng tốt”. Đừng “bỏ bom” người nghe với quá nhiều thông tin.
Một số lời khuyên khi diễn thuyết bằng Powerpoint
1. Theo đúng tuần tự
2. Đánh dấu, gạch đầu dòng những chỗ cần nhấn mạnh.
3. Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm một box phụ trợ, không nhét quá nhiều chữ vào một slide.
4. Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 6-8 chữ, giống như tựa các bài báo.
5. Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng.
6. Dùng phông chữ lớn đủ để người nghe có thể đọc.
7. Sử dụng nhiều đồ họa và hình ảnh vì “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói”.
8. Màu chữ nổi bật trên nền phông.
9. Không để phần PowePoint lấn át vì lời nói của bạn vẫn là chủ đạo.
10. Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện theo dõi.
