Giám đốc mới cần biết những gì?

Bạn nhận được lời mời tham gia vào đội ngũ quản lý của một công ty, bạn hoàn toàn tự tin và trả lời là “có”. Chắc chắn sẽ có đôi điều bạn cần làm trước cuộc gặp gỡ đầu tiên này.

Một khi bạn chấp nhận lời mời tham gia vào “bộ sậu” quản lý, công ty sẽ tổ chức một chương trình định hướng dành riêng cho cho bạn. Những giám đốc giỏi luôn chắc chắn rằng họ nắm vững tất cả những gì cần biết trước khi họ bước chân vào phòng hội đồng quản trị và không ngừng đưa ra các câu hỏi cụ thể để có thêm được thông tin, các cuộc họp bàn và ghé thăm nhiều nơi.

Mục đích sau cùng là thực hiện thành công các kế hoạch kinh doanh công ty đã đề ra. Dưới đây là một vài yếu tố bạn sẽ muốn và cần tìm hiểu rõ:

Các ký hiệu, thuật ngữ, tên gọi, tên viết tắt chuyên ngành thường được sử dụng trong các cuộc họp ban quản lý. Điều này có thể khiến nhiều giám đốc mới trở nên bối rối, và bất đắc dĩ phải đặt câu hỏi để người diễn giải ý nghĩa trong khi mọi người khác dường như đã hiểu rõ.

Để tránh khỏi khúc mắc này, bạn hãy đề nghị được cung cấp một bạn từ điển thu nhỏ các thuật ngữ có liên quan tới công ty và tới lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Đây là ba yêu tố quan trọng nhất mà bất cứ nhà quản lý mới nào cũng cần tìm hiểu ngay khi bước chân cánh cửa công ty.

Thông thường, cách thức tốt nhất đó là dành ra hai ngày tại trụ sở công ty để gặp gỡ trực tiếp với từng nhà quản lý cấp cao, bắt đầu với CEO (Giám đốc điều hành) và các CFO (Giám đốc tài chính). Tiếp theo đó là các nhà quản lý khác trong nấc thang điều hành của công ty.

Điều này sẽ cho phép các nhà quản trị cấp cao của công ty biết hơn về bạn trước khi họ bắt đầu làm việc với bạn trong phòng họp và đem lại cho bạn cơ hội để tìm hiểu về công ty trong một nơi mà bạn có thể thoải mái đặt ra các câu hỏi.

Bạn có thể đã từng gặp gỡ CEO hay có thể là CFO trong quy trình tuyển dụng giám đốc, song cuộc gặp lần này sẽ rất khác biệt. Nó hướng tới việc cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu hơn về các vấn đề then chốt tương thích với một vài người nào đó đóng vai trò quan trọng trong ban giám đốc.

Cuộc gặp gỡ đầu tiên nên là với CEO để bạn có được một cái nhìn tổng quan về công ty và những vấn đề then chốt công ty đang phải đối mặt, thông thường bao gồm cả những thấu hiểu sâu về chiến lược kinh doanh của công ty.

Sẽ rất hữu ích với việc bạn hỏi xem có tài liệu chiến lược kinh doanh gần đây nào của công ty mà bạn có thể xem qua trước hay liệu CEO có thể cung cấp cho bạn những thông tin giá trị nào không. Cuộc gặp gỡ với CEO sẽ đem lại cho bạn cơ hội để tìm hiểu về các con số, các mục tiêu cũng như hiểu được các phương pháp đánh giá hoạt động kinh doanh chủ yếu được sử dụng.

Bên cạnh đó, không tồi chút nào nếu bạn đề nghị CFO giới thiệu cho bạn về bản báo cáo tài chính trong quý gần đây nhất của công ty. Nếu bạn cũng có chân trong ban kiểm toán nội bộ, luôn là một ý tưởng thích hợp khi dành thời gian trò chuyện với các nhà kiểm toán nội bộ.

Tiếp theo bước khởi đầu này, bạn cần lên kế hoạch cụ thể cho ngày tiếp theo sẽ gặp gỡ những ai, ở vị trí nào. Chắc chắn bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để đặt ra các câu hỏi khác nhau nhằm tăng thêm sự hiểu biết của mình về công ty.

Nhiều công ty thường tổ chức các chuyến thăm qua các địa điểm của công ty cho những giám đốc mới. Nếu không có chuyến thăm quan nào nằm trong kế hoạch định hướng cho bạn, hãy yêu cầu ít nhất một chuyến.

Ví dụ, nếu công ty có hai ngành kinh doanh chính, bạn có thể muốn ghé thăm một cơ sở hoạt động trong từng ngành. Nếu các hoạt động của công ty dễ dàng tiếp cận, chẳng hạn như ngành công nghiệp bán lẻ, bạn có thể tự mình thăm quan các cửa hàng hay các nhà kho,…. Bên cạnh đó, đừng quên ghé thăm một vài cửa hàng của các đối thủ cạnh tranh chính.

Một vấn đề cần quan tâm khi ghé thăm các địa điểm hoạt động đó là đội ngũ nhân viên thường nêu lên các vấn đề về lương thưởng, về tài chính hay phàn nàn về các chính sách của công ty. Đã xảy ra trường hợp 3 giám đốc mới của một công ty lớn ghé thăm một xưởng sản xuất trực thuộc và nhà quản lý xưởng sản xuất này phàn nàn về 3 triệu USD tiền mở rộng nhà xưởng không được cung cấp đầy đủ. Các giám đốc mới này nói với nhà quản lý rằng “đó có thể là một sai sót”.

Ngay khi ôtô của ba giám đốc mới rời bánh khỏi xưởng sản xuất, vị quản lý nọ lập tức gọi điện tới CEO của công ty và nói rằng ông đã nhận được sự giúp đỡ về ngân sách từ cấp quản trị cao nhất.

Không cần phải nói, ba giám đốc mới này – những người có quá ít kiến thức về các con số kinh doanh và các quyết định tài chính – sẽ đương đầu với những đón tiếp lạnh nhạt từ hội sở công ty. Có thể thấy, những phản hồi tốt nhất trong các trường hợp này đó là bạn nói rằng đã ghi nhận vấn đề và sẽ chuyển lời tới CEO để có những quyết định tiếp theo.

Các bản điều lệ công ty, quy định về tổ chức, hướng dẫn hoạt động hay các quy định pháp luật địa phương luôn rất đáng để xem qua. Tuyệt vời hơn nữa là việc hỏi về những đánh giá nhân sự cấp cao gần đây nhất, qua đó bạn có được những thấu hiểu sâu hơn về cách thức hội đồng quản trị hay ban giám đốc nhìn nhận các điểm mạnh và điểm yếu của mình. Một tài liệu quan trọng khác đó là bản đánh giá hoạt động mới nhất đối với CEO.

Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng sẽ đem lại cơ hội cho bạn được gặp gỡ một vài thành viên của ban giám đốc, của hội đồng quản trị, nhưng không phải là tất cả. Hãy cố gắng gặp gỡ càng nhiều các giám đốc ở các cấp bậc tương tự như bạn càng tốt.

Cách thức hỏi học này đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức vốn rất khó đáp ứng tốt trong lịch trình làm việc bận rộn của một giám đốc. Tuy nhiên, trong môi trường quản trị kinh doanh ngày nay, thật thiết yếu với những nỗ lực học hỏi thật nhanh chóng và thật sâu rộng của bạn.

Nhờ đó, bạn không chỉ có thể đóng góp nhanh chóng hơn cho công ty trên cương vị một giám đốc, mà bạn sẽ còn cảm thấy tự tin hơn khi biết rõ những gì đang thực tế diễn ra tại một công ty mà bạn vừa mới nhận lời mời làm việc.