Tìm hiểu về phòng pr nội bộ

PR hiện nay đang dần đần định hình trở thành một ngành chuyên nghiệp hóa, việc tuyển dụng nhân viên PR đến hình thành một bộ phận chuyên ngành PR hoặc thành lập công ty PR đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến vai trò của phòng PR nội bộ. Một bộ phận đang được nhiều DN có ý định thành lập.

Khi một công ty cần chú trọng nhiều đến công tác PR, việc thiết lập một bộ phận PR nội bộ sẽ thuận lợi hơn. Điều này không có nghĩa là bộ phận PR nội bộ tốt hơn một nơi chuyên tư vấn PR nào đó bên ngoài hay ngược lại. Hai hình thức này khác nhau, và một công ty lớn có thể sử dụng cả hai.

Có thể nói phòng PR là một bộ phận “kết dính” trong tổ chức. Để đại diện cho tổ chức của mình, bộ phận này phải nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong nội bộ. Bên cạnh đó, họ có chức năng truyền đạt thông tin, cố vấn và hoạch định chiến dịch cũng như phải xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng, những nhà phân phối sản phẩm cho họ và mối quan hệ khác. Khi chuyên viên PR càng nắm rõ về tổ chức, họ càng làm tốt vai trò của mình.

Quy mô của bộ phận PR có thể lớn hay nhỏ tùy thuộc vào: Quy mô của tổ chức

Mức độ cần thiết của tổ chức về PR và tầm quan trọng mà ban lãnh đạo xác định đối với hoạt động này. Các yêu cầu PR đặc biệt của tổ chức

Chẳng hạn, một nhà sản xuất sản phẩm tiêu dùng lớn có thể chi phí nhiều cho quảng cáo và ít hơn cho PR, trong một công ty trong lĩnh vực công nghiệp hay kỹ thuật thì ngược lại. Không có nhu cầu về PR ở tổ chức giống tổ chức nào. Điều quan trọng là mục tiêu giao tiếp với những nhóm công chúng xác định mà ban lãnh đạo đặt ra. Lực đẩy của PR phải bắt đầu từ ban lãnh đạo.

Bộ phận PR nội bộ có thể chỉ bao gồm một trưởng phòng PR và một thư ký, hay có thể có thêm các trợ lý chuyên môn như nhân viên báo chí, biên tập viên tạp chí nội bộ, nhân viên thiết kế – in ấn, thợ chụp hình…Có những tổ chức không tuyển dụng một chuyên viên PR mà để giám đốc tiếp thị, quảng cáo hay giám đốc bán hàng kiêm luôn nhiệm vụ này hoặc sử dụng dịch vụ của một công ty tư vấn.

Ở một số nơi chẳng hạn như các tổ chức tình nguyện, hoạt động PR cũng thuộc phạm vi nhiệm vụ của chính giám đốc, nhân viên gây quỹ, thư ký hay thành viên. Trước kia, tại các cơ quan chính quyền địa phương của Anh, PR do thư ký của thị trưởng đảm nhiệm, nhưng ngày nay hầu hết các đơn vị này đều có hẳn một đội ngũ PR chuyên nghiệp.

Hoạt động PR ở từng tổ chức không giống nhau, nhưng nhìn chung công việc của một phòng PR có thể bao gồm một số hoặc tất cả các nhiệm vụ sau:

– Viết và phân bố các thông cáo báo chí, hình ảnh và bài điểm tin cho giới báo chí, thu nhập và lưu trữ danh sách báo chí.

– Tổ chức các buổi họp báo, các buổi đón tiếp và những buổi đi tham quan cơ sở vật chất của tổ chức.

– Duy trì bộ phận chuyên cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông.

– Sắp xếp các buổi phỏng vấn với đài phát thanh, đài truyền hình hay giới báo chí cho lãnh đạo.

– Hướng dẫn các nhà chụp ảnh và tổ chức một thư viện hình ảnh.

– Biên tập và xuất bản tạp chí nội bộ cho nhân viên, tổ chức các hình thức thông tin nội bộ khác như chiếu phim, trình bày bằng hình ảnh hay báo tường, v.v…

– Biên tập và xuất bản tạp chí cho các đối tượng ngoài công ty như nhà phân phối, người sử dụng hay khách hành…

– Viết và xuất bản các tài liệu mang tính giáo dục, lịch sử công ty, các báo cáo thường niên, giới thiệu nhân viên mới, những áp- phích mang tính giáo dục cho các trường học…

– Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày.

– Thực hiện và duy trì các hình thức thể hiện văn hoá tổ chức như logo, màu sắc, kiểu chữ, kiểu in, cách trang trí trên các phương tiện vận chuyển của công ty, đồng phục…

– Quản lý các chương trình tài trợ PR

– Tham dự các buổi họp ban lãnh đạo yêu cầu cũng như các cuộc họp với bộ phận sản xuất, tiếp thị, bán hàng và các phòng ban khác…

– Tham dự các hội nghị của những người bán hàng và phân phối sản phẩm cho công ty.

– Đại diện cho công ty tại các cuộc họp hợp tác thương mại.

– Liên hệ với văn phòng tư vấn PR.

– Huấn luyện đội ngũ nhân viên PR.

– Thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến (hay những nghiên cứu khác).

– Giám sát hoạt động quảng cáo của tổ chức.

– Liên hệ với các chính trị gia hay nhân viên chính phủ.

– Thực hiện các buổi khai trương cơ sở mới – sắp xếp cho nhân vật quan trọng (VIP), khách mời và giớii báo chí tới dự.

– Tổ chức các buổi tham quan cho những nhân vật quan trọng, khách nước ngoài…

– Thu nhập các bái báo hay mọi thông tin phản hồi về công ty trên các phương tiện truyền thông.

– Phân tích những ý kiến phản hồi vá đánh giá kết quả dựa trên các mục tiêu đặt ra.