Nghệ thuật nói không trong quản trị nhân sự

Một câu nói “sắt thép” có thể khẳng định lại mối quan tâm cũng như quyền lực của bạn mà không gây tổn hại tới mối quan hệ hiện có đó là: “Tôi có kế hoạch của riêng mình” hoặc “Tôi đang xem xét vấn đề khác”. Nói cách khác, hãy cho người đưa ra yêu cầu biết rằng bạn đã chấp nhận và cam kết có trách nhiệm với người khác, vấn đề khác rồi.

Tôi có kế hoạch của riêng mình” hoặc “Tôi đang xem xét việc khác”

Với một người bạn có ý mời bạn đi dự tiệc, nhưng bạn nghĩ rằng bạn không cần hoặc không nên tới đó, bạn chỉ cần nói đơn giản rằng: “Xin lỗi, tối nay tôi có kế hoạch khác rồi. Cảm ơn anh!”. Với một đồng nghiệp cấp dưới đang đề nghị bạn giúp đỡ vì thời gian cần hoàn thành công việc đã tới mà anh ta vẫn chưa xong, bạn có thể nói: “Tôi thật sự muốn giúp anh nhưng tôi cũng có những dự án khác. Tôi đã cam kết sẽ hoàn thành nó trước khi chuyển sang bất kỳ công việc nào khác”. Với một tổ chức, hay một cá nhân đòi hỏi bạn phải thực hiện một trách nhiệm công dân mới bạn có thể nói: “Hiện tại, tôi cần phải tập trung vào công việc hơn nữa”

Dưới cương vị người quản lý, trước một đơn đặt hàng của khách hàng mới nhưng bạn chưa muốn bán hàng cho anh ta, lời khước từ hiệu quả nhất có lẽ là: “Tôi đã cam kết sẽ bán lô hàng này cho đối thủ cạnh tranh của anh rồi, vì vậy tôi không thể xem xét đề nghị mua hàng của anh tại thời điểm này”. Sở dĩ lời từ chối này rất hiệu quả bởi vì nó thể hiện rằng bạn là một người quản lý rất coi trọng uy tín, khi bạn đã cam kết với khách hàng kia, bạn không thể từ bỏ và chuyển sang bán hàng cho khách hàng mới. Qua đây người khách mới sẽ cảm thấy yên tâm, tin tưởng bạn để tiếp tục làm việc với bạn trong tương lai.

Không không phải là từ dễ nói, nhất là khi bạn có mối quan hệ thân thiết, quan trọng với người đặt ra yêu cầu. Một cách giúp làm giảm nhẹ lời khước từ đối với họ và đồng thời cũng giúp bạn dễ nói hơn đó là đó là sử dụng cụm từ “ảo thuật” “Không phải bây giờ”.

Khi một khách hàng đề nghị công ty bạn phát triển một giải pháp kỹ thuật đặc biệt cho vấn đề của họ, khách hàng sẽ thấy “lọt tai” hơn khi được nghe “Tôi xin lỗi, nhưng hiện tại chúng tôi không thể cung cấp giải pháp này” thay vì chỉ là một câu nói “không” đơn giản.

Trong trường hợp dùng cụm từ này, bạn cần nhớ rằng “Không phải bây giờ“ luôn mở một cánh cửa cho một lời đề nghị khác trong tương lai. Vì vậy nếu đã biết chắc chắn rằng bạn sẽ không thể thực hiện hay không có cơ hội nào để xem xét lời đề nghị trong tương lai, thì hãy nói “không” ngay tại thời điểm hiện tại. “Không phải bây giờ” chỉ dùng trong những trường hợp bạn có khả năng xem xét lại vấn đề và thực hiện lời yêu cầu trong tương lai, nó chẳng qua chỉ là kế “hoãn binh” thôi.

Nếu người kia hỏi lại bạn rằng “Nếu không phải bây giờ, vậy thì là bao giờ?” thì bạn có thể nói: “Chúng tôi cần phải xem xét” hoặc “Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể nói gì về điều sẽ xảy ra trong tương lai”.

Nếu người kia vẫn cương quyết đòi hỏi bạn một câu trả lời ngay tức khắc cho đề nghị của họ và bạn không muốn bị rơi vào tình thế quyết định nửa vời, bạn có thể nói rằng: “Nếu anh muốn câu trả lời ngay bây giờ, thì câu trả lời là “không”. Người kia sẽ ngay lập tức hiểu ra rằng họ cần phải chờ đợi quyết định của bạn.

Một vị hiệu trưởng đã sử dụng quy tắc ngón tay cái khi được đề nghị đảm nhiệm một trọng trách mới: Ông ta tự hỏi bản thân mình rằng “Liệu tôi có thể hoàn thành tốt công việc không?”, “Liệu tôi có đủ thời gian làm tốt công việc không, và tôi có những kỹ năng cần thiết cho công việc không?”. Nếu câu trả lời cho những câu hỏi tự đặt ra này là Không, thì ông ta sẽ nói Không một cách thẳng thắn với lời đề nghị. Câu trả lời Không của ông trong trường hợp này thực sự là câu trả lời Có cho những tiêu chuẩn về hiệu quả và chất lượng.

Khi bạn khước từ thay vì chấp nhận và thực hiện công việc một cách tồi tệ, thì bạn không chỉ khẳng định những mối quan tâm của cá nhân, mà bạn còn quan tâm tới cả mối quan hệ. Bạn sẽ làm cho cả công việc và mối quan hệ trở lên tệ hại hơn nếu bạn nói Có và sau đó thực hiện công việc một cách tệ hại, làm cho tất cả mọi người đều không hài lòng.

Ở một công ty điện tử, một trong những khách hàng hàng đầu yêu cầu công ty phải cho ra một sản phẩm có kiểu dáng mới với thời hạn giao hàng rất eo hẹp. Ban lãnh đạo công ty định sẽ nhận lời, nói “có” với người khách, nhưng Phó chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhận ra rằng dây chuyền sản xuất của họ đang phải làm việc rất căng thẳng và cơ hội thực hiện đúng hạn giao hàng theo yêu cầu của khách là rất hiếm hoi, chất lượng hàng giao do vậy sẽ không đảm bảo. Vì vậy cuối cùng Hội đồng quản trị đã quyết định nói “không” với khách hàng. Lời từ chối đã khiến cho khách hàng hết sức không hài lòng nhưng cuối cùng khách hàng cũng đã hiểu và đánh giá rất cao tính trung thực của công ty. Đây là lời khước từ hiệu quả nhất mà công ty từng đưa ra được.

Đôi khi người khác đề nghị bạn làm một việc gì đó đơn giản chỉ là bởi vì họ cảm thấy không tự tin về khả năng của họ. Trong trường hợp này, bạn có thể nói với họ rằng: “Bạn sẽ làm công việc đó tốt hơn! Tôi tin rằng bạn có thể làm tốt”. Khi bạn nói “không” cũng có nghĩa là bạn đã khuyến khích họ.

Tóm lại, hãy biết và hiểu rõ những giới hạn của mình, thừa nhận chúng, và dành thời gian cho những thứ bạn có thể làm tốt. Về lâu dài, điều này sẽ làm cho cả bạn và người khác, những đồng nghiệp, khách hàng cùng làm tốt hơn những nhiệm vụ được giao.