Thành công nhờ quản lý thời gian hiệu quả

Brian Tracy, bậc thầy về nghệ thuật quản lý thời gian, nói rằng “chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất! Khả năng tập trung vào những việc quan trọng nhất, và hoàn thành những việc đó với kết quả tốt nhất chính là chìa khóa đem lại thành công.”

Vậy làm thế nào để có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất? Và làm thế nào để chúng ta trở nên hiệu quả hơn?

Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 mà Brian Tracy đã chia sẻ trong “Eat That Frog”.

Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian

80% kết quả của bạn sẽ đến từ 20% công việc bạn làm. Có nghĩa nếu bạn có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại cho bạn nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại. Brian Tracy so sánh 20% công việc đem lại giá trị cao nhất là những “con ếch” xấu xí nhất, khủng khiếp nhất. Khi nhìn nó, bạn sẽ cảm thấy ngán ngẩm và không hề muốn “thưởng thức”. Thực tế là những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là những việc quan trọng và giá trị nhất.

Từ bây giờ, hãy tìm và “ăn” những “con ếch” xấu xí nhất nếu bạn muốn thành công.

20% “con ếch” xấu xí nhất

Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của hôm nay, tuần này, tháng này, năm này là gì?

Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn lập ra danh sách những việc mình cần làm trong ngày, tuần, tháng và năm. Trong danh sách này, hãy phân tích, chọn ra những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và đánh thứ tự ưu tiên. Nhờ những thứ tự ưu tiên này, bạn sẽ biết đâu là 20% “con ếch” xấu nhất cần phải “ăn”. Bạn cần phải rà soát danh sách những-việc-cần-làm thường xuyên để nhắc nhở mình những việc quan trọng và tập trung thực hiện cho đến khi hoàn thành. Bạn cần kiên nhẫn vì những việc quan trọng nhất, đem lại giá trị cao nhất là những việc khó khăn nhất.

Nếu bạn đang cần gọi điện cho 5 khách hàng quan trọng, đừng kiểm tra email; vì khi kiểm tra email, bạn dễ dàng bị lôi cuốn từ email này qua email khác, và sau khoảng 1 tiếng đồng hồ “la cà”, bạn quên mất mình cần gọi điện thoại cho 5 khách hàng đã định. Vậy kết quả là hoặc bạn sẽ gọi cho 3 người thay vì 5 người; hoặc bạn vẫn gọi cho 5 người nhưng sẽ phải bỏ qua một công việc quan trọng khác.

Nhìn trước kết quả

Đa số chúng ta có thói quen bắt tay vào công việc mà không cân nhắc kỹ lưỡng. Việc gì đến trước làm trước. Việc dễ làm trước, việc khó làm sau. Đơn giản vì việc dễ thì dễ làm. Hơn nữa, với suy nghĩ, việc gì cũng cần phải làm, chúng ta dễ dàng rơi vào bẫy “bận rộn nhưng không hiệu quả”.

Nếu bạn là nhân viên kinh doanh, việc gọi điện cho khách hàng A đang than phiền và cần hỗ trợ quan trọng hơn hay việc thảo một email chúc mừng sinh nhật khách hàng B? Dĩ nhiên viết email chúc mừng sinh nhật dễ hơn nhiều. Nhưng trong thời điểm này, nếu vấn đề của khách hàng A không được giải quyết, bạn có nguy cơ mất luôn khách hàng này, và hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của bạn và công ty bạn trong mắt họ có khả năng lan tỏa đến hơn 40 khách hàng khác trong network của họ. Hãy cân nhắc thật cẩn thận.

Khi cân nhắc cẩn thận kết quả/ hậu quả khi làm hay không làm một công việc nào đó, bạn sẽ biết công việc nào sẽ đem lại 80% giá trị cho mục tiêu mình đặt ra. Nhờ nhìn thấy được kết quả, bạn cũng sẽ biết những việc mình không cần làm.

Khi tôi áp dụng nguyên tắc 80/20, lịch làm việc được sắp xếp khoa học hơn, rõ ràng hơn và hiệu quả hơn. Và tôi thấy mình “có thêm nhiều thời gian hơn” để có thể “ăn” nhiều “con ếch” xấu xí hơn, từ đó có thể hoàn thành những việc đem lại nhiều giá trị hơn. Khi bạn tạo ra nhiều giá trị, giá trị của chính bạn sẽ tăng lên.

Luôn đặt ra cho mình câu hỏi “Việc quan trọng nhất mình cần phải làm lúc này là gì?” Tập trung vào việc đó cho đến khi hoàn thành. Cân nhắc để thực hiện những việc đem lại nhiều giá trị và biết từ chối những công việc không mang lại giá trị. Nếu thực hiện thường xuyên, bạn sẽ thấy những thay đổi tích cực.