Đừng biến cuộc họp thành nơi đốt thời gian

Chào các bạn,

Họp hành là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của các tổ chức, là một người lãnh đạo, năng lực điều hành một cuộc họp hiệu quả là năng lực không thể thiếu. Ngoài ra, họp hành còn được xem là cỗ máy nuốt thời gian nhiều nhất của mọi tổ chức, bạn là chủ doanh nghiệp, bạn có muốn mình bị lãng phí tiền bạc, thời gian quá nhiều vào họp hành mà không đem lại hiệu quả gì không?

Trong bài viết này, Dũng Nguyễn xin gửi đến các bạn những kỹ năng cơ bản để điều hành cuộc họp hiệu quả.

Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần. Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu, tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác định cuộc họp giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.

Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:

• Mục đích cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Thời gian buổi họp
• Các nội dung chi tiết

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến. Là người quản lý, bạn hãy bắt đầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gây sốc cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ cân nhắc việc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễ không có lý do sẽ không được tham dự.

Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ làm hỏng cuộc họp nếu họ không tham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành và nên có biên bản họp. Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu “người quan trọng” không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm bằng chứng. Bạn cũng có thể tổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”, nhưng động thái cứng rắn của bạn sẽ khiến cho “người quan trọng” lần họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được.

Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu một chiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.

• Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, do đó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảo luận, bạn cần thực hiện:
• Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)
• Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ.
• Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy.
• Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp bạn cho rằng ý kiến của họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ thông tin để ra quyết định.
• Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện:

• Xác định lại những vấn đề đã xem xét
• Nêu lại những quyết định trong buổi họp
• Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
• Kết thúc cuộc họp và cảm ơn

Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.

Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp và sau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn không tuân thủ nguyên tắc họp hành. Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thời gian của nhân viên.

Chúc các bạn thành công!