GTD là gì?
Đơn giản thì, GTD là một phương pháp tổ chức những công việc cần làm, ưu tiên và lịch trình của bạn theo một cách giúp kiểm soát được tất cả. Một trong những lợi ích lớn nhất của GTD là bạn rất dễ nhìn thấy mình đang có gì và chọn điều bạn bạn muốn làm tiếp theo. Nó giúp xóa bỏ những phiền nhiễu trong tâm trí của bạn, giúp bạn làm việc một cách hiệu quả.
Năm “trụ cột” của GTD
GTD là một hệ thống của tổ chức. Nó không đặt quy tắc cho cách làm việc thực tế của bạn. Thay vào đó, nó tập trung vào cách bạn nắm bắt, tổ chức công việc cần làm và chọn những điều bạn cần chú ý. Dưới đây là 5 bước thực hiện cơ bản của GTD:
– Nắm bắt tất cả mọi thứ. Công việc cần làm, ý tưởng, công việc thường kỳ, tất cả mọi thứ. Ghi chép trong một cuốn sổ, một ứng dụng công việc phải làm hay bất cứ thứ gì bạn sử dụng để sắp xếp. Đừng trì hoãn, hãy cho tất cả những gì bạn muốn vào danh sách.
– Làm rõ những việc bạn cần làm. Đừng chỉ viết “Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ”, hãy biến nó thành công việc hay bước thực hiện cụ thể. Nếu có điều gì bạn có thể làm và có thời gian thì hãy hoàn thành ngay. Nếu có việc gì bạn có thể ủy nhiệm thì hãy ủy nhiệm ngay.
– Sắp xếp những hoạt động theo danh mục và ưu tiên. Ấn định ngày đến hạn nếu bạn có thể, thiết lập nhắc nhở để bạn tiện theo dõi. Hãy chú ý đến mức độ ưu tiên cho từng mục. Bạn không cần làm ngay việc nào trong danh sách này cả, bạn chỉ cần chắc chắn chúng ở đúng vị trí và các nhắc nhở đã được thiết lập.
– Kiểm ta lại danh sách công việc cần làm. Đầu tiên, nhìn qua danh sách cần làm để xem bạn nên làm gì tiếp theo, bạn nên chọn những việc mình có thời gian và năng lượng để làm ngay. Nếu nhìn thấy thứ gì đó quá mơ hồ thì hãy đặt chúng xuống. Tiếp theo, xem xét thường kỳ danh sách công việc để sắp xếp lại sự ưu tiên, thời gian cho phù hợp.
– Bắt tay vào làm thôi. Chọn hành động tiếp theo và thực hiệc. Hệ thống của bạn thiết lập để khiến mọi thứ dễ dàng hơn. Công việc cần làm của bạn được tổ chức bằng sự ưu tiên và được đặt trong các mục. Bạn biết cần làm điều gì vào khi nào.
Bạn nên bắt đầu với GTD như thế nào?
Đầu tiên, bạn cần một số công cụ để nắm bắt và tổ chức tất cả ý tưởng, công việc và trách nhiệm, tất cả mọi thứ bạn cần ghi nhớ. Bạn có thể đã có sẵn một ứng dụng, nhật ký hay ghi chép yêu thích mà vẫn thường dùng để tổ chức công việc. Nếu không hãy tìm một thứ phù hợp với bạn.
Tiếp theo, hãy dành chút thời gian mỗi tuần hoặc đầu ngày mới để xem xét công việc cần làm. Đâm đầu vào làm việc không có kế hoạch là cách làm mù quáng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã bố trí công việc theo độ ưu tiên để bạn không lãng phí thời gian để biết được việc nào quan trọng hơn.
Ví dụ, mỗi sáng bạn cần dành 5 phút để xem xét công việc cần làm, liệu có cần thêm hay bớt không, có cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên không. Mỗi tuần bạn có thể dành 30-60 phút để xem xét lại công việc trong tuần để đảm bảo sắp xếp thời gian, thứ tự ưu tiên phù hợp.
Tìm hệ thống GTD thân thiện với bạn
Bạn có thể nghĩ David Allen (người tìm ra và giới thiệu phương pháp này) sử dụng những kế hoạch tốn kém hoặc một loạt ứng dụng để làm những gì ông muốn. Trong thực tế thì không phải vậy. Ông chỉ toàn dùng giấy bút. Trong thực tế thì nơi ông làm việc luôn có sẵn một tập giấy nhớ để ghi lại công việc và ý tưởng cần làm một cách nhanh chóng.
Nếu bạn cũng thích giấy bút thì có thể tham khảo về Bullet Journal.
Nếu bạn là người thích ứng dụng, bạn có rất nhiều lựa chọn như Evernote (có một số mẫu sẵn cho bạn), Springpad, Microsoft Onenote,…
Bạn không nhất thiết phải dùng các ứng dụng đa năng như Evernote hay Onenote nếu không muốn. Ngay cả những ứng dụng đơn giản như GQueues, Doit.im và Reminders của Apple cũng đủ cho bạn.
GTD là một phương pháp hiệu quả nhưng không phải cho tất cả mọi người và nó có thể không phải là hệ thống năng suất tốt nhất cho bạn. Rất nhiều người tôn sùng GTD như Kinh thánh nhưng nó cũng chỉ là một trong những phương pháp phổ biến nhất. Cách sử dụng tốt nhất là biến nó thành hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn, chứ không phải răm rắp tuân theo các nguyên tắc. Dù cho bạn làm gì, hãy chắc chắn rằng nó hoạt động dễ dàng và phù hợp với bạn.
Theo Trí Thức Trẻ
