Nhà quản trị và bài toán thành công

Tôi muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh . Tôi muốn tham gia vào những dự án mới. Tôi muốn giành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động xây dựng chiến lược. Tôi muốn giành thời gian nhiều hơn cho gia đình. Tôi muốn có thêm thời gian để “nâng cấp” bản thân…

Là một nhà quản lý chúng ta luôn trăn trở với những toan tính, những mục tiêu mới . Mặc dầu vậy trên con đường đó có một rào cản luôn ngăn trở và nhiều khi khiến chúng ta lâm vào bế tắc.

Tôi muốn mở rộng kinh doanh song làm như thế nào để duy trì các hoạt động đang có. Nếu tôi tham gia vào những dự án mới các công việc hiện tại sẽ bị trì hoãn không ai có khả năng đảm nhiệm. Khi rút ra để đầu tư thời giam nhiều hơn cho các hoạt động chiến lược, tôi sẽ chọn ai thay thế mình trong các hoạt động điều hành. Tôi muốn dành thêm thời gian cho gia đình song tôi cũng muốn hiệu quả làm việc được duy trì thậm chí phải được cải thiện…

Ngay lập tức chúng ta thấy những bức bối khiến đòi hỏi nhà quản lý chứng minh bản lĩnh thực sự của mình. Hay nói cách khác họ cần thiết phải có đủ kỹ năng của một nhà quản lý chuyên nghiệp. Thực tế nghiệt ngã và tính khốc liệt trong cạnh tranh trên thị trường khiến nhà quản lý không chỉ đơn thuần hành xử theo cách thấy những người khác làm mình cũng làm. Hay nói cách khác khi chúng ta không hiểu được cách thức quản lý của chúng ta sẽ dẫn tổ chức của chúng ta đi về đâu, tất cả những nỗ lực sẽ chỉ đem lại một hệ thống không xương sống sẵn sàng sụp đổ bất kỳ lúc nào.

Trong những kỹ năng nằm trong bộ đồ nghề của nhà quản lý, kỹ năng “uỷ thác công việc” là một trong những kỹ năng thiết yếu. Uỷ thác công việc hiệu quả có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết một phần những vấn đề tương tự như đã mô tả phía trên. Điều đó có nghĩa là khi thành công trong uỷ thác công việc nhà quản lý đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên cho dù biết được những lợi ích của uỷ thác công việc nhà quản lý vẫn luôn lo lắng với những việc như “ Tôi rất muốn uỷ thác công việc – tôi đã từng làm điều đó nhưng kết quả cuối cùng tôi có được là nhân viên mà tôi tin tưởng uỷ thác xin nghỉ việc và tách ra thành lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp với tôi – một số khác bỏ qua làm cho công ty đối thủ cạnh tranh đem theo toàn bộ khác hàng – một số lợi dụng việc được uỷ thác để mưu đồ lợi ích cá nhân…”

Kinh nghiệm xấu trong quá khứ khiến nhà quản lý ngày càng còng lưng xuống dưới sức nặng của khối lượng công việc. Làm sao để có thể thoát khỏi gánh nặng đó? Một trong những giải pháp là cần thiết phải nắm rõ và thuần thục trong kỹ năng uỷ thác công việc chứ không đơn thuần coi việc uỷ thác giống như một kỹ năng “từ bỏ công việc”. Để làm được điều này đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong xử dụng qui trình uỷ thác công việc. Công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác?, việc đó sẽ được uỷ thác cho ai?, khi nào sẽ uỷ thác và lúc đó sẽ phải làm những gì?… Sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì , như thế nào?… Để bắt đầu nhà quản lý cần phải thuần thục các bước trong qui trình uỷ thác công việc gồm 7 bước chia làm 3 phần:

Bước 1 : Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác – lý do tại sao cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức

Bước 2 : Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác. Khi được uỷ thác mức độ quyền hạn và trách nhiệm họ sẽ được giao sẽ như thế nào ?

Bước 3 : Lựa chọn người có thể uỷ thác . Các tiêu chí nào cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác ? Năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm, thời gian…

Bước 4 : Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3). Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.

Bước 5 : Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiện tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.

Bước 6 : Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác

Bước 7 : Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo

Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những lựa chọn, để có thêm thời gian để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.