Khoản phải thu trong doanh nghiệp

Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò người mua hàng thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán. Ngược lại, doanh nghiệp là nhà cung cấp thường mất khá nhiều thời gian để quản lý các khoản phải thu, để vừa giữ được khách hàng, vừa thu được tiền bán hàng. Bài viết sẽ trình bày một số kỹ thuật nhằm quản lý các khoản phải thu một cách hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp đang nhận thức sai lầm rằng, hiệu quả quản lý các khoản phải thu là trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán – tài chính. Điều này không chỉ là chưa đúng mà còn chưa đủ. Kế toán – Tài chính là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu, nhưng để phối hợp được hiệu quả, họ phải có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, thậm chí của cả Ban Giám đốc.

Thông thường, với mục tiêu tăng doanh thu, bộ phận bán hàng sẽ cố gắng dành nhiều ưu ái, trong đó có ưu đãi về tín dụng, cho khách hàng. Nếu quản lý các khoản tín dụng này không tốt, sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao, nhưng hiệu quả kinh tế thấp và lượng thu tiền mặt cũng thấp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động. Theo một nghiên cứu của Hiệp Hội quản lý Mỹ (AMA), khoảng 54,6% doanh nghiệp cho rằng, hiệu quả các khoản phải thu đã được cải thiện khi họ quản lý tốt mối quan hệ với bộ phận bán hàng.

Ngoài ra, việc bộ phận dịch vụ khách hàng thường xuyên cập nhật sai hoặc thiếu chi phí cũng làm cho quá trình thanh toán kép dài. Đặc biệt, nếu Ban Giám đốc có các chính sách tín dụng dành cho khách hàng không rõ ràng, hoặc quá trình phê chuẩn tín dụng cho khách hàng phức tạp, cúng ảnh hưởng đến hiệu quả các khoản phải thu.

Có 3 quy trình liên quan đến khoản phải thu, đó là chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu tiền. Khi tiến hành cải tiến, doanh nghiệp cần thực hiện cả 3 quy trình.

Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã áp dụng công nghệ thông tin, tự động hoá qui trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ Ban Giám đốc và xác nhận thanh toán của khách hàng.

Quản trị tín dụng khách hàng: Trước hết, doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Ngoài ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không.

Thu tiền: Đòi tiền khách hàng luôn bị cho là một công việc nhàm chán, do đó, một số công ty đã có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khó chịu, một số công ty đã thuê công ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.

Để cải thiện hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu.

Vòng quay các khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu. Một số công ty đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.

Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có những qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động.

Tuổi nợ: Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu.

Công ty cần có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, hoặc hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Một số công ty sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn. Một tổ chức tín dụng ở Mỹ đã thực hiện khảo sát với 305 doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống, ngành hoá chất và sản phẩm tiêu dùng. Kết quả khảo sát cho thấy:

58% đang thực hiện chiết khấu tiền mặt; 51% sử dụng chiết khấu tiền mặt cho hơn 75% khách hàng của mình nhằm khuyến khích thanh toán sớm; 68% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ cải thiện chỉ tiêu thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng (Days Sales Outstanding – DSO). Chỉ tiêu này được tính bằng số ngày trung bình để công ty có thể thu được tiền hàng sau khi đã bán hàng. 53% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ giảm DSO được khoảng 1 – 5 ngày.

Ngoài ra, các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Một số công ty còn hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Một công ty sản xuất thiết bị bán dẫn hàng đầu thế giới đã yêu cầu bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán – tài chính đến thăm cơ sở sản xuất của khách hàng chưa thanh toán. Sau đó, bộ phận này sẽ cùng khách hàng đánh giá lại năng lực tài chính và lượng hàng tồn kho, để xác định vì sao khách hàng không có khả năng thanh toán. Công ty này phát hiện ra rằng, khách hàng không lường trước được khả năng chuyển hoá hàng tồn kho thành tiền mặt và đã để tồn kho qua lớn. Công ty đã yêu cầu khách hàng ngưng đặt hàng và hỗ trợ khách hàng bằng cách thu lại một phần lượng hàng tồn kho. Và thông qua quan hệ rộng của mình, công ty đã giúp khách hàng bán được sản phẩm tồn kho với giá chiết khấu.