Bạn có một nhân viên gần như hoàn hảo. Anh ta làm việc rất hiệu quả, luôn sẵn sàng hợp tác và có nhiều thành công. Nhưng gần đây, năng suất làm việc của nhân viên giảm sút một cách đáng lo ngại. Bạn sẽ làm gì khi mà công sức của nhân viên đó đang dần đổ xuống sông, xuống bể?
Ảnh minh họa
Tìm hiểu nguyên nhân
Trước tiên, bạn cần nhận ra một điều là: những sự biến đổi luôn xuất hiện cùng lúc với những nỗi lo âu, hoặc là từ bên trong cá nhân đó, hoặc là từ phía sếp, đồng nghiệp, một cá nhân nào đó. Cách tốt nhất để tìm hiểu được căn nguyên của vấn đề là phải nói chuyện trực tiếp với nhân viên của mình.
Nhưng chờ đã. Trước khi bạn “làm việc” với nhân viên đó, bạn sẽ phải chuẩn bị một cuộc nói chuyện thẳng thắn với nhân viên bằng việc thu thập các dữ liệu. Bạn nên trao đổi với người giám sát trực tiếp của nhân viên đó, hoặc phụ trách nhóm, tìm hiểu mức năng suất của họ, cân nhắc các yếu tố thực hiện công việc, trong đó có các tỷ lệ hoàn thành và lỗi mắc phải, xem xét lịch ghi những lần vắng mặt, và kiểm tra lại những lần thắc mắc của anh ta với người quản lý nhân sự.
Sau đó, bạn kiểm tra phần miêu tả công việc. Có thể là việc mà nhân viên đó đang thực hiện không giống với những gì mà bạn nghĩ là anh ta nên làm. Bạn cần thu thập được gần như toàn bộ thông tin về tình trạng của nhân viên đó trước khi bạn nói chuyện với họ. Nhưng bạn phải làm nó nhanh lên! Nếu nhân viên đó quay trở lại làm việc bình thường, có nghĩa là bạn đã mất thời gian vô ích.
Tiếp theo, bạn yêu cầu gặp nhân viên đó trong một không gian riêng biệt, chẳng hạn như trong phòng họp hoặc trong một nơi khá yên tĩnh. Tránh gặp tại văn phòng của nhân viên đó hoặc tại nơi làm việc, điều đó có vẻ sẽ ảnh hưởng tới khoảng không gian riêng của anh ta.
Nếu như không có sẵn một không gian riêng tư, thì hãy hẹn anh ta trong phòng riêng của bạn. Mời anh ta vào phòng và ngồi xuống. Mục đích là tạo một không khí tích cực khi mà 2 người có thể nói chuyện một cách cởi mở và trung thực với người kia về vấn đề thực hiện công việc của nhân viên đó. Hãy nhớ là, bạn có liên quan tới một nhân viên có giá trị hiện đang có công việc gần như là tích cực và hiệu quả. Có một vài vấn đề hiện không tốt, và mục đích của bạn là tìm hiểu xem vấn đề là gì và để tạo ra các phương pháp dễ chịu với nhau và các bước để đảo lại năng suất hiện nay đang tụt dốc.
Trao đổi
Cố gắng tránh ngồi ở bàn làm việc vì bạn không muốn thiết lập nên một hàng rào để giao tiếp hoặc tạo ra một bầu không khí mang tính đối địch. Nếu có thể, hãy ngồi ở bàn tròn. Khi đó, bạn không xuất hiện trong một vị thế đầy quyền lực hoặc quá xa cách với nhân viên.
Nếu không có loại bàn đó, bạn hãy kéo chiếc ghế ra khỏi bàn làm việc và ngồi ngay bên cạnh nhân viên đó. Tạo ra một mối quan hệ thiện cảm từ ánh mắt, không nên khoanh tay, và luôn giữ vẻ thân thiện trên khuôn mặt.
Thậm chí khi đó bạn đang bị ngập lụt bởi công việc, bạn cũng cần tránh vẻ “trịch thượng” của sếp lớn đang hạ mình với cấp dưới vì công việc thực hiện quá thảm hại.
Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng việc nhấn mạnh các điểm tích cực. Nói và tán dương những thành công của nhân viên đó trong quá khứ. Sẽ rất thích hợp nếu bạn đề cập tới các kế hoạch cho tương lai gần và định hướng sự nghiệp cho nhân viên đó.
Sau đó, khi vẫn giữ sự liên lạc của đôi mắt, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 chiến thuật. Bạn có thể gần như nói thẳng ra và đề cập đến “Mọi việc có vẻ như đang đi không đúng hướng (hoặc không được tốt, hoặc không phù hợp với các hoạt động trong quá khứ, hoặc điều gì đó tương tự)” như đã dựa trên một số tiêu chuẩn – thứ mà bạn có thể nêu ra trong thời điểm này, bao gồm cả sự phàn nàn, các dữ liệu thực hiện công việc, những lần nghỉ, các hành động bất thường và v.v…
Hoặc bạn có thể hỏi họ những vấn đề chung chung hơn, chẳng hạn “Anh có thể đánh giá như thế nào về các công việc mà mình thực hiện gần đây (hoặc cách ứng xử, thái độ, hoặc tâm trạng)?” Nếu bạn sử dụng cách tiếp cận này, bạn nên đoán trước tình huống nhân viên đó có thể trả lời rằng: “Mọi thứ có vẻ vẫn đang tốt đẹp đấy chứ… có thể không hoàn hảo, nhưng cũng… tạm chấp nhận được”. Trong tình huống đó, bạn cần phải sử dụng các dữ liệu tập hợp được và phải chỉ ra rằng: “Tất cả đều không tốt!”.
Luôn chắc chắn rằng mọi việc đều không tốt, nhưng không nên gây sức ép. Vì điều đó thường dẫn đến việc nhân viên đó chối hoặc giảm thiểu các vấn đề và khó khăn. Mục đích của bạn là động viên con người đó để họ thấy là bạn đang lo lắng về các khó khăn mà họ phải trải qua, và tham gia thảo luận về những gì thực sự đang diễn ra, làm thế nào cả 2 cùng giải quyết, để sau đó, nhân viên của bạn có thể quay trở lại làm việc một cách hiệu quả.
Nếu như nhân viên đó phủ nhận về những gì không tốt đang diễn ra, đừng làm cho mọi chuyện căng thẳng. Thay vào đó, đơn giản là viện dẫn tới các dữ liệu về công việc của họ trong thời gian gần đây. Có thể nhân viên đó không muốn nhận là mình có những trục trặc, chẳng hạn như là các vấn đề ở gia đình, vấn đề với rượu hoặc chất gây nghiện, thiếu năng lực, hoặc sợ hay hay lo lắng về một điều gì đó. Mục đích của bạn không phải là ép họ nhận là mình có trục trặc đó, mà là khiến họ nhìn nhận vào các sự thật là sự giảm năng suất làm việc, sự thiếu chú ý tới công việc.
Thông thường, nhân viên đó sẽ nhận thấy sự kém hiệu quả trong công việc của mình. Và bạn có thể bắt đầu nhìn vào cách giải quyết các vấn đề cho anh ta. Có thể nhân viên đó sẽ cần đến nhiều sự huấn luyện hơn hoặc một người giám sát gần hơn; cũng có thể các công cụ thích hợp cho công việc là cần thiết. Cũng có thể kế hoạch làm việc cần phải sửa đổi để anh ta thu xếp trông nom bọn trẻ.
Hoặc cũng có thể anh ta chỉ cần nghỉ vài ngày để thư giãn và xả stress. Bạn thậm chí có thể muốn nói chuyện về các lợi ích của việc tìm kiếm một cố vấn hoặc một nhân viên xã hội có thể giúp nhân viên đó giải quyết các trục trặc. Trong mọi trường hợp, bất kể vấn đề là gì, thì sự quan tâm của bạn nhằm giúp anh ta có thể trở lại làm việc tốt như ban đầu.
Cho dù bạn chọn cách tiếp cận nào, điều quan trọng cần nhớ là bạn đánh giá cá nhân đó và nguyên tắc, sản lượng mà cá nhân đó đã tạo ra trước đó. Nhiệm vụ của bạn – và nhiệm vụ của cá nhân liên quan – là thảo luận cho ra vấn đề và lên kế hoạch để cho nhân viên có năng suất làm việc hiệu quả như trước kia trở trở nên kiên trì hơn.
