Nếu nhân viên của bạn cứ phải làm mãi một công việc trong suốt thời gian dài, họ sẽ cảm thấy nhàm chán và không còn hứng thú với công việc nữa. Khi đó, rất có thể họ sẽ không còn quan tâm đến việc đảm bảo năng suất và hiệu quả lao động cần thiết. Họ làm việc với tâm trạng hờ hững, thờ ơ có phần vô trách nhiệm. Đây là một thực tế phổ biến nơi công sở, song lại ít được các công ty chú ý đến.
Ảnh minh họa
Nguyên nhân là bởi những nhân viên này thường là những người có thái độ nghiêm túc, vẫn hoàn thành nhiệm vụ được giao, nên có lẽ vì vậy mà họ không được bạn “quan tâm” như những nhân viên có vấn đề. Bạn không nhận ra rằng hiệu quả công việc của họ đang giảm dần và họ không làm việc với sự năng nổ, nhiệt tình như trước đây. Nếu cứ để tình trạng đó kéo dài và bạn không theo dõi để tìm hiểu nguyên nhân, thì vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn, nghĩa là năng suất làm việc sẽ tiếp tục đi xuống với tốc độ ngày càng nhanh, và đến một lúc nào đó bạn sẽ phải đối mặt với những hậu quả từ quyết định sai lầm của họ.
Vậy thì bạn có thể làm gì với những nhân viên gần như sắp cạn cảm hứng làm việc này? Phải áp dụng “đối sách” nào với họ đây?
Tất nhiên bạn có thể chọn cách không quan tâm đến họ và hi vọng rằng mọi việc sẽ tự qua đi và vấn đề sẽ tự nó được giải quyết. Hoặc, bạn cố gắng động viên họ làm việc, vì nhận thấy rằng họ là những nhân viên cần được khuyến khích. Hoặc, hay bạn trao đổi rồi góp ý, cố vấn cho họ. Hoặc bạn cũng có thể quở trách hay sa thải họ.
Tuy nhiên, cho dù bạn chọn cách làm nào thì quá trình này cũng phải bắt đầu từ khâu kiểm tra bản kê khai công việc của nhân viên. Tài liệu này sẽ thể hiện một cách rõ ràng và khách quan những việc mà nhân viên phải thực thi, cũng như miêu tả trách nhiệm, nghĩa vụ và các mối lên hệ của họ trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Thông thường, kết quả thu được sẽ làm bạn ngạc nhiên, bởi thực tế không giống như những gì đã được miêu tả: nhân viên có thể thực hiện không đủ công việc, hay ngược lại, vượt quá giới hạn cho phép mà chẳng ai thèm lưu tâm đến. Thậm chí đôi khi, bản kê khai công việc còn bị bỏ quên, không được lập ngay từ đầu.
Vậy thì bước đầu tiên để giải quyết vấn đề là tạo một bản kê khai công việc thật chi tiết và chính xác. Đây chính là thời điểm để bạn thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Bạn hãy đề nghị nhân viên cùng tham gia vào việc phác thảo bản mô tả công việc, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình.
Làm như vậy là bạn đang tạo điều kiện cho nhân viên tham gia nhiều hơn vào các quyết định của công ty, giúp họ nhận thức được vị trí và vai trò của mình trong sự phát triển chung. Một khi việc miêu tả công việc được tạo lập với những định nghĩa rõ ràng, với sự phân quyền lực và trách nhiệm cụ thể, bạn có thể tìm thấy nhiều động lực hơn để tiếp thêm sức mạnh và sinh lực cho những nhân viên sắp cạn cảm hứng làm việc của mình. “Một công đôi việc”. Bằng cách đó, bạn sẽ vừa có cơ hội để thay đổi và phát triển công ty, lại vừa có thể thoả mãn nhu cầu của các nhân viên.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên tự xác định xem họ thích làm những công việc gì nhằm giúp họ tìm kiếm cơ hội để cải thiện kĩ năng cũng như kiến thức của chính họ. Thậm chí kể cả khi nhân viên của bạn không có bất cứ ý kiến nào về công việc họ yêu thích, thì đây vẫn là cơ hội để bạn đưa ra lời giải cho bước hành động tiếp theo. Đó là với kiến thức phong phú hơn, kỹ năng và khả năng được tăng cường sẽ giúp họ thăng tiến nhanh hơn trên các nấc thang sự nghiệp. Đây là nguồn động lực chính và có tính thực tế, bởi vì bạn sẽ giúp nhân viên nhìn thấy cơ hội để phát triển bản thân.
Frederick Herzberg, tác giả cuốn sách “Động lực làm việc”, cho rằng bạn có thể khiến nhân viên của mình làm việc một cách hứng thú, hăng hái, nhiệt tình hơn bằng một trong ba cách sau: (1) luân chuyển vị trí công tác, (2) mở rộng nhiệm vụ giao phó và (3) tạo tính đa dạng, phong phú trong công việc.
– Cách thứ nhất – luân phiên trong công việc hay luân chuyển vị trí công tác – liên quan đến việc đào tạo chéo, nghĩa là hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của nhau.
Lấy ví dụ trong bộ phận tài chính: các nhân viên phụ trách phần tài khoản phải trả có thể học các nghiệp vụ tài khoản phải thu, và ngược lại. Sự luân phiên trong công việc là nỗ lực đơn giản nhất của bạn trong việc giúp nhân viên tìm lại cảm giác hứng khởi khi làm việc.
Những nhiệm vụ hay trách nhiệm mới lạ thường mang tính thách thức cao và, xét từ góc độ tâm lý, nhân viên bao giờ cũng muốn cố gắng hoàn thành tốt để khẳng định bản thân. Với việc mở rộng kiến thức và khả năng như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy mình thật sự thành công. Một lợi ích khác của việc đào tạo chéo là nhân viên có thể làm thay công việc của đồng nghiệp khi họ vắng mặt vì một lý do nào đó (đau ốm, nghỉ phép…).
– Nguồn động lực thứ hai mà Herzberg đề cập đến là mở rộng nhiệm vụ giao phó cho nhân viên. Theo cách này, các nhân viên sẽ được giao nhiều nhiệm vụ hơn và trách nhiệm công việc cũng theo đó tăng lên. Ví dụ, nhân viên phụ trách tài khoản phải thu có thể được phân công quản lý thêm một số lượng tài khoản nào đó, hoặc họ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thêm các nhiệm vụ mới cũng trong bộ phận đó, hoặc họ có nhiệm vụ gửi thông báo tới những khu vực địa lí khác nhau hay chịu trách nhiệm về nhóm khách hàng mới…
– Phương pháp thứ ba nhằm khơi lại tinh thần làm việc của nhân viên là làm phong phú thêm nội dung công việc thường nhật. Với cách tiếp cận này, bạn có thể phát triển thêm chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, nhưng không phải bằng cách tăng số lượng nhiệm vụ, mà bằng cách tăng tính phức tạp của nhiệm vụ đó. Cũng với ví dụ trên, bạn có thể tăng thêm trách nhiệm và quyền hạn hiện tại của nhân viên bộ phận tài chính.
Thay vì để nhân viên quản lý thêm nhiều tài khoản, bạn hãy để họ theo dõi tình hình khách hàng bằng cách kiểm tra các cuộc gọi, nói chuyện với các đại lí, thu thập hoá đơn và xem xét, giải quyết các vấn đề liên quan đến số khách hàng đó.
Giúp nhân viên lấy lại cảm giác hứng khởi với công việc không phải là một nhiệm vụ quá khó khăn. Đó đơn giản chỉ là một quá trình bắt đầu từ một bản kê khai công việc thật chi tiết, trong đó vạch rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, để rồi trên cơ sở đó, bạn sẽ phát triển chiều rộng, chiều sâu trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc, và nhờ vậy mà nhân viên sẽ làm việc một cách hiệu quả hơn. Đây rõ ràng là cách giải quyết “lợi cả đôi đường” – cho cả công ty lẫn nhân viên của bạn.
