12 bí quyết giúp bạn giao tiếp trong công ty

Công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận thông tin, thông báo hay nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy. Nhưng việc thực hiện thành công các kế hoạch, tiến hành những thay đổi văn hoá cũng như những thay đổi cần thiết để đạt được những mục tiêu đột phá, nhân viên nắm rõ các kế hoạch chiến lược của công ty lại là yếu tố căn bản chứng tỏ sự tận tâm của họ.

Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải xem xét đến mức độ cấp bách cũng như những khó khăn gặp phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải hướng tới các kế hoạch chiến lược của công ty.

Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược.

Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với các quy tắc, nghi thức của công ty và nhiều vấn đề bên ngoài khác. Thuật hùng biện trong quản lý các vấn đề công ty hay để thuyết trình thì rất hiệu quả. Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy có tác dụng. Thông qua việc thông báo các chính sách hay kế hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ.

Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy tắc căn bản được xây dựng để tạo nên mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng. Nếu nhân viên trong công ty có được những mối quan hệ như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ ngày càng phát triển hơn hẳn những công ty khác không có được nhũng mối quan hệ như vậy. Bởi về cơ bản mà nói thành công của công ty phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo nguyên tắc của nhân viên.

Giao tiếp chính là dưạ trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên bởi nó xây dựng mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa người với người, là nền tảng dẫn tới thành công của công ty.

Thông tin là những chuyển động của giao tiếp, giống như dòng chảy của tiền tạo nên sự giàu có nên những dòng chảy thông tin nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó. Các công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có tính tức thời để rồi sử dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược. Để được như vậy cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ phù hợp ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ nhân viên công ty. Dù tốt hay xấu dòng chảy thông tin của công ty chính là “ Biểu vũ đồ” để đo khả năng hoàn thành công việc.

Sự rõ ràng là tiểu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo. Thiếu nó thông báo dễ gây nhầm lẫn thậm chí lộn xộn. Những thông báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách cẩn thận do đó nó sẽ không bị nhầm lẫn với bất cứ thông báo nào khác. Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân nhắc về số lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Ngôn ngữ là ngôn ngữ được sủ dụng trong giao tiếp hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn văn. Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ truyền đạt được những ý mình cần.

Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại và sự định hướng. Tất nhiên đưa ra một chiến lược là khi công ty phải đối mặt với những vấn đề như: môi trường bên ngoài, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã hội. Các cá nhân hay nhóm làm việc đang cố gắng hoàn thành kế hoạch chiến lược cần hiểu rằng không chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công. Không chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngoài công ty mà còn phải áp dụng thông tin đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu quả.

Một hệ thống thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết kịp thời của các nhân viên toàn công ty, mỗi một nhân viên đóng một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò. Nhân viên nên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp thích đáng cho công việc. Trách nhiệm cần được phân chia rõ ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những mối quan hệ có lợi để nhanh chóng thu thập những thông tin chiến lược đáng tin cậy.

Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt. Giao tiếp tốt không giống như bạn có khả năng hùng biện hay nói chuyện có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng. Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nếu như bạn không lắng nghe một cách chân thành và đáp lại những thông tin hay thông điệp được đưa ra. Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một cách lịch sự hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung nó rất khác so với sự khéo léo giả dối. Đó là một đức tính tốt, học cách để biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư khôn ngoan, nó yêu cầu ta phải khiêm tốn có tinh thần học hỏi.

Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có năng lực cũng như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và đào tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công ty.

Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện không bao giờ kết thúc và không phải để đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao. Chức năng giao tiếp nên tạo ra một sự liên kết với đội quản lý của các nhóm đang hoạt động có hiệu quả.

Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động hiệu quả của giao tiếp chiến lược trong công ty, nó đòi hỏi người đảm nhận phải khéo léo và thận trọng. Thật hoang đường khi cho rằng tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc kỹ càng, xem xét triệt để. Tính chính trực, tính kiên nhẫn, tổ làm việc, sự nhanh nhẹn và những phẩm chất khác của một nhân viên quan trọng đều không tuân theo bất cứ khuôn khổ nào. Tầm quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một mục tiêu phù hợp để đặt trong khuôn khổ, về định nghĩa, nó là giá trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ nó không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải là mục tiêu của khuôn khổ. Khuôn khổ tốt nhất là bao gồm cả giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày.

Không chỉ đơn giản là xu hướng quản lý nhất thời liên tục đổi mới là một câu hỏi không bao giờ kết thúc cho hướng đi phát triển hơn. Đó vừa là đặc điểm của cá nhân vừa là đặc điểm của nghề nghiệp và sự tận tụy của cá nhân hay công ty để thay đổi, chuyển biến và phát triển, không có nó chúng ta sẽ trì trệ không phát triển.