Chống lại nguyên nhân làm giảm năng suất làm việc

Nguyên nhân ảnh hưởng tiêu cực nhất đến năng suất là cảm giác về sự không hoàn thành – một cảm giác lo lắng vì mình có quá nhiều việc chưa hoàn tất. Cảm giác này làm bạn thức dậy nữa đêm, làm tim đập nhanh hơn vào ban ngày khi làm việc. Đó là cảm giác tương tự việc bạn đang ra ngoài ăn trưa hoặc đang nghỉ xả hơi một tý nhưng chợt nhớ ra mình đã cho ai đó “leo cây” vì quên mất giờ họp.

Các nhà tâm lý học lo ngại về việc chúng ta tập trung quá nhiều trong suốt một ngày. Nếu tìm kiếm trên Google, bạn sẽ thấy hàng tá liên kết về những bài nghiên cứu ước tính rằng chúng ta có khoảng từ 12.000 đến 80.000 suy nghĩ trong một ngày. Thậm chí con số tối thiểu 12.000 lần cũng là quá nhiều trong một ngày.

Có một câu hỏi như sau: Hầu hết các suy nghĩ của bạn đều tập trung vào điều gì trong suốt một ngày? Có phải bạn chỉ nghĩ về những gì cần phải hoàn thành? Thông thường đều là những nghĩa vụ cá nhân và trong công việc cũng như các dự án chưa hoàn thành luôn luôn chiếm hữu tâm trí bạn. Và đây là nguyên nhân cho nhiều vấn đề.

Jason W. Womack, người sáng lập The Womack Company, công ty chuyên tư vấn, huấn luyện năng suất làm việc, cho biết khách hàng của ông cảm thấy rằng nếu thường suy nghĩ quá nhiều về tương lai gần – khoảng từ 3 đến 6 tháng sắp đến – sẽ làm họ càng căng thẳng hơn so với hiện tại. Ông đưa ra một giả thuyết như sau: Nếu bạn không suy nghĩ, chất vấn chính mình hay bóc tách các vấn đề về những kế hoạch trong tương lai ngay, bạn sẽ kéo dài những mối lo lắng đó. Bị căng thẳng trong một thời gian ngắn thôi sẽ tốt hơn là kéo dài hàng tuần, tháng hoặc thậm chí là năm.

Vậy, kết quả của những sự lo lắng này là gì? Đó là chúng làm mất khả năng tâp trung và ngăn cản năng lực của bạn. Nếu cho rằng đây không phải là nguyên nhân, thì bạn nên xem xét lại. Bạn đã từng vừa họp qua điện thoại vừa kiểm tra email chưa? Có thể bạn cho rằng mình có khả năng đang làm việc này nhảy qua việc khác rồi lại trở về công việc cũ. “Hãy tin tôi đi, bạn đang làm mất chất lượng làm việc của mình”, Womack nói. Vậy làm sao để tránh được tình trạng này ngay từ lúc nó xuất hiện?

Bằng cách kiểm soát các yếu tố gây stress/căng thẳng. Có hai bước giúp bạn kiểm soát những yếu tố mà Womack gọi là “sự căng thẳng do chưa hoàn thành công việc”. Mỗi bước này sẽ tốn khoảng 90 phút, nhưng những gì bạn có được trong cả một tuần là rất xứng đáng vì bạn sẽ phụ hồi được năng lượng, sức tập trung và khả năng xác định những công việc cần ưu tiên.

Chuẩn bị hành trang

Tất cả những công việc lớn hay nhỏ, công hay tư, dài hạn hay ngắn hạn đều cần phải chuẩn bị. Hãy lập một danh sách của mọi việc mà bạn cho là nghĩ vụ phải hoàn thành. Hãy cố hết sức viết ra tất cả những mục này lên một tờ giấy hay bất cứ cái gì bạn có thể đem theo bên mình.

Đây là bước đầu tiên mà Womack chuẩn bị trước khi gặp khách hàng, thảo luận về các mục tiêu tăng trưởng kinh doanh của họ. Do đó, điều đầu tiên bạn cần phải làm là xác định những gì sẽ xảy ra hoặc cần phải làm.

Gặp cố vấn

Họ có thể là chuyên gia cố vấn về lĩnh vực này, những nhà tư vấn phát triển nguồn lực, bạn thân hay người đồng cấp. Bạn nên dành 90 phút để cùng họ xem qua từng chi tiết trong danh sách của mình và chia thành hai cột:

Cột A: Chưa cần hoàn thành ngay, xem lại trách nhiệm của bạn trong việc đó hoặc cần hỏi thêm thông tin.

Cột B: Cần thực hiện ngay hoặc giao gấp cho ai đó.

Bằng cách xác định những gì cần làm và quyết định bạn sẽ làm gì với chúng, bạn sẽ giảm thiểu được sự lo lắng và hoàn thành được nhiều việc hơn.