Cách nào để tạo ra một đại lý PR giỏi

Kể từ khi hoạt động PR không được thực hiện vì một công ty – nó liên quan đến đội ngũ lãnh đạo hay chủ doanh nghiệp – có sự khác biệt cơ bản về mặt tự nhiên trong phương pháp tạo ra thành công cho dịch vụ PR.

Để có được sự thấu hiểu sâu sắc hơn về lĩnh vực này, hãy xem xét việc việc mở một đại lý chỉ để thực hiện một vài công việc, ví dụ như thực hiện một loạt báo chẳng hạn, hành động này giống như bạn tìm đến bác sỹ chỉ vì mục đích có một vết băng đẹp. Bạn có thể làm như thế, và chi trả cho việc đó, nhưng chắc chắn rằng đó không phải là cách tiêu tiền hợp lý và lãng phí tài năng của người bác sỹ.

Kể từ khi hoạt động PR không được thực hiện vì một công ty – nó liên quan đến đội ngũ lãnh đạo hay chủ doanh nghiệp – có sự khác biệt cơ bản về mặt tự nhiên trong phương pháp tạo ra thành công cho dịch vụ PR. Nó gần giống với dịch vụ pháp lý hoặc dịch vụ y tế với các bị đơn hay bệnh nhân có mối quan hệ sâu sắc và phù hợp trong một qui trình liên tục.

Như một sologan đang rất nổi tiếng được tạo ra bởi một cố vấn PR cấp cao, Regis McKenna: “PR is process, not and event”.

Không nhận biết điều đó, PR sẽ chẳng đi đến đâu – và đại lý sẽ không làm việc với khách hàng để tạo ra mối quan hệ lâu dài.

PR đạt hiệu quả cao nhất, khi đại lý và khách hàng làm việc như trong cùng một đội ngũ. Lý tưởng này đòi hỏi sự khác biệt giữa hai tổ chức là không nhiều, các mục tiêu gần như giống nhau, chỉ có hệ thống thanh toán và tên tuổi là khác nhau. Phối hợp làm việc hiệu quả và phát triển tình hữu nghị với các khác hàng tin tưởng vào các đại lý cho một chiến lược đầy đủ cũng như những giá trị truyền thông hợp lý. Các đại lý có thể tự do yêu cầu tất cả các vấn đề, bao gồm cả những khó khăn hoặc có thể ngăn trở một vấn đề nào đó, và đưa ra những trợ giúp ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào cần thiết trong khi vẫn nhớ những nguyên tắc trong dịch vụ khách hàng.

Mối quan hệ giữa khách hàng và đại lý cần dựa trên sự tin tưởng và cởi mở ở mức độ cao. Bạn thường thấy những lời biện hộ hay mong đợi như thế này trên website của các đại lý ở mọi thời điểm: “Chúng tôi có mối quan hệ mật thiết với khách hàng”. Dịch vụ PR cần được chuyền tải giống như bất kỳ một dịch vụ chuyên nghiệp nào khác, điển hình là dịch vụ luật và kế toán. PR chỉ có thể gia tăng giá trị cho một hoạt động kinh doanh hoặc tổ chức nếu nhân viên của các đại lý hiểu được điều gì đang xảy ra, những khiếm khuyết và tất cả mọi thứ liên quan.

Một mối quan hệ lâu dài và khăng khít với khách hàng sẽ không thể được tạo ra nếu doanh nghiệp coi các đại lý là nhà phần phối hay một người bán hàng cho họ, bởi vì các đại lý không có được vai trò trong chiến lược của doanh nghiệp, do đó họ không thể thấu hiểu từ bên trong các kế hoạch PR, họ sẽ đi lạc hướng và đơn giản là không mang lại kết quả như mong muốn. Đây là vấn đề mà các doanh nghiệp cần giải quyết.

Để có được sự thấu hiểu sâu sắc hơn về lĩnh vực này, hãy xem xét việc việc mở một đại lý chỉ để thực hiện một vài công việc, ví dụ như thực hiện một loạt báo chẳng hạn, hành động này giống như bạn tìm đến bác sỹ chỉ vì mục đích có một vết băng đẹp. Bạn có thể làm như thế, và chi trả cho việc đó, nhưng chắc chắn rằng đó không phải là cách tiêu tiền hợp lý và lãng phí tài năng của người bác sỹ.

Bạn đế và nói cho các chuyên gia biết nơi nào trên cơ thể bạn có vấn đề, họ sẽ chuẩn đoán và đưa ra phương pháp giải quyết. Vì thế nếu bạn muốn tìm thấy giá trị thật của các đại lý, hãy chia sẽ với họ các kế hoạch của bạn, giúp họ hiểu những mục tiêu mà bạn đang hướng tới. Chỉ cho họ thấy những gì có và không có trong hoạt động PR trước đó. Kế đến hãy khuyến khích họ đưa ra các ý tưởng của riêng mình tập trung vào các vấn đề của công ty bạn.

Những đại lý có giá trị, là người muốn tiềm hiểu những khó khăn chính của bạn và sử kinh nghiệm, trí tưởng tượng và óc sáng tạo của họ tới tìm ra giải pháp cho bạn. Hãy nhớ, bạn đang đầu tư vào ý kiến của các chuyên gia nhằm giúp bạn giải quyết các vấn đề trong kinh doanh mà

bạn không muốn hoặc không thể tự giải quyết. Vậy hãy tìm các đại lý có thể giúp bạn đạt được mục tiêu và vị trí mong muốn trên thương trường và biến họ thành tài sản chiến lược của bạn.

Chỉ thuê thêm dịch vụ từ bên ngoài tới thực hiện công việc, nếu điều đó bạn cho là cần thiết và tự bạn thực hiện sẽ không mang lại hiệu quả. Nếu trường hợp này xảy ra, hãy thuê một người trẻ tuổi.

Nếu khách hàng chuyển giao cho đại lý của họ một bộ tài liệu hoàn chỉnh và mong đợi rằng đại lý sẽ sử dụng nó. Các đại lý thường đưa ra những lời hứa giá trị hơn cả những lợi ích được truyền tải trong thông điệp truyền thông của công ty. Thông thường những thông điệp gây sốc được đưa ra bởi các đại lý hoàn toàn tồi tệ. Tồi tệ hơn nữa, đó là việc học tập lẫn nhau trong khi cùng làm việc để tạo ra những thông tin mới cũng bị mất.

Các đại lý cần và muốn tìm hiểu để biết nhiều hơn về việc kinh doanh của khách hàng. Bạn không thể nghiên cứu mọi điều bạn biết về thị trường và công ty của bạn ngay tức thì được. Quá trình nghiên cứu như thế cần thời gian. Đó là lý do tại sao các đại lý cần những mối quan hệ chặt chẽ.

Khách hàng và đại lý, những người cần biết và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả nhất trong hoạt động xây dựng chiến lược và phương thức truyền thông. Sự học hỏi có tính chất hai chiều, cho và nhận khi cùng làm việc, giúp đỡ mọi người hiểu môi trường làm việc, giá trị của mỗi người khác và xây dựng những phương pháp nhằm gia tăng khách hàng và nhận thức về sản phẩm của công ty. Đây là một tình huống đơn giản để thấy được hai cái đầu luôn tốt hơn một.

Ngay cả với công việc phát triển một thông cáo báo chí, ví dụ, một thông cáo báo trí đang trong giai đoạn nghiên cứu một cách đơn thuần, đó là thu thập các phản hồi từ khách hàng tới các đại lý tới ra tăng các đề xuất có giá trị đáng đưa lên mặt báo và gia tăng hiệu quả marketing. Nhưng nếu họ không đưa ra những câu hỏi cơ bản liên quan đến việc truyền thông và marketing trước đó, thì những giá trị của việc thăm dò có thể không được cung cấp.

Xung quanh việc hỏi & đáp – hay thông tin ý nghĩa – là những vấn đề then chốt mà các chuyên gia của đại lý được đào tạo. Không có nó, giới hạn lớn sẽ xuất hiện. Khi nhân sự của đại lý cảm thấy xa lạ với nền tảng báp chí, khách hàng sẽ bị thiệt. Các nhân viên của đại lý thường không tìm hiểu về những thứ như điều gì không nên đưa lên mặt báo, điều gì nên có trên mặt báo và tại sao nó quan trọng.

Cuộc đối thoại trước khi viết một bài báo có thể có giá trị lớn đối với marketing hơn là một bài viết đã được khách hàng thực hiện từ trước – đặc biệt đối với những thông tin về doanh nghiệp.

Các bài báo do khách hàng phát triển thường không nổi bật và thất bại trong việc trả lời những câu hỏi căn bản nhất mà doanh nghiệp cần.

Ngoài ra trong quá trình nếu bạn đã thuê một đại lý có khả năng PR và một người viết báo tốt. Đó chính là điểm cạnh tranh chính trong PR. Vì thế hãy cho họ cơ hội thể hiện nghệ thuật của mình và hãy để họ viết điều đó sẽ tốt hơn.