Phân loại kế hoạch kinh doanh và lựa chọn thời điểm áp dụng

Kế hoạch kinh doanh được biểu hiện dưới nhiều dạng rất khác nhau. Nhưng dù là dạng nào, chúng đều chứa đựng một số yếu tố chung.

Đó là việc phân bố và sử dụng các dòng tiền mặt, việc triển khai các hoạt động marketing. Và các dạng kế hoạch kinh doanh trong công ty phải cùng chia sẻ mục tiêu kinh doanh chung, ví dụ như kêu gọi các nhà đầu tư rót vốn hoặc thuyết phục các đối tác tham gia vào dự án kinh doanh.

Việc lựa chọn kế hoạch kinh doanh và thời điểm áp dụng nào là thích hợp, phụ thuộc vào việc bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực gì và ý định sử dụng kế hoạch kinh doanh đó vào mục đích nào. Các dạng kế hoạch kinh doanh này khác nhau ở khoảng thời gian thực hiện, về hình thức biểu hiện, về tính chi tiết của nội dung nhưng đều có điểm nhấn vào một lĩnh vực cụ thể nào đó.

Việc lựa chọn một kế hoạch kinh doanh phù hợp có ý nghĩa rất quan trọng vì nó quyết định tầm ảnh hưởng của kế hoạch kinh doanh. Nếu bạn muốn kế hoạch kinh doanh trở thành người đại diện tốt nhất cho tiếng nói và bộ mặt kinh doanh của công ty trên thương trường, hãy lựa chọn chính xác loại hình kế hoạch kinh doanh và xác định đúng thời điểm đưa ra.

Khi bạn lựa chọn quần áo để tham dự vào một sự kiện đặc biệt nào đó, những phụ kiện đi kèm với bộ quần áo cũng rất quan trọng vì nó sẽ tôn lên vẻ đẹp và nét độc đáo của bạn. Hãy nghĩ về kế hoạch kinh doanh của bạn giống như vậy. Khi bạn đã lựa chọn một dạng kế hoạch kinh doanh nào đó, hãy làm nó nổi bật lên bởi tính xác thực và đảm bảo chắc chắc nó sẽ thu hút sự quan tâm và chú ý của mọi người.

Có thể chia thành bốn loại kế hoạch kinh doanh chủ yếu. Đó là kế hoạch kinh doanh sơ lược; kế hoạch hành động; kế hoạch trình diễn và kế hoạch điện tử. Mỗi dạng đều yêu cầu có một lực lượng lao động khác nhau, cũng như sẽ có những tác động khác nhau đối với hoạt động kinh doanh của bạn.

Kế hoạch sơ lược: một kế hoạch kinh doanh sơ lược thường dày từ một đến mười trang, và thể hiện một cách vắn tắt nhất những vấn đề quan trọng như khái niệm hoạt động kinh doanh; nhu cầu tài chính; kế hoạch marketing và các thông báo về tài chính, đặc biệt là dòng tiền mặt; dự kiến thu nhập và bản cân đối kế toán. Nó là cách tốt nhất để thử nghiệm một hoạt động kinh doanh hoặc đánh giá sự quan tâm của các đối tác tiềm năng và các nhà đầu tư nhỏ. Nó cũng có thể được sử dụng như một sự khởi đầu có giá trị cho một kế hoạch dài hạn sẽ được tiến hành sau đó.

Tuy nhiên, bạn hãy cẩn thận để tránh việc dùng sai hay lạm dụng việc sử dụng một kế hoạch kinh doanh sơ lược. Nó không nên sử dụng để thay thế cho một kế hoạch dài hạn. nếu bạn gửi bản kế hoạch sơ lược cho một nhà đầu tư đang quan tâm và muốn hiểu chi tiết về công ty của bạn, thì chẳng khác gì thực hiện một hành động ngu ngốc.

Kế hoạch hành động: Một kế hoạch hành động được dùng như một công cụ để điều hành hoạt động kinh doanh của bạn. Nó nặng về tính chi tiết, tuy nhiên vấn đề trình bày lại không được coi trọng lắm. Giống như một kế hoạch kinh doanh nhỏ, nó đòi hỏi tính chân thực, nhưng không cần phải trang trọng hoặc phải tuân theo những thủ tục nhất định nào đó.

Một kế hoạch hành động được sử dụng nghiêm ngặt ở bên trong công ty, có thể bỏ qua một vài nhân tố được xem là quan trọng khi được dùng để đưa cho một ai đó ở bên ngoài công ty. Trong bản kế hoạch này có thể không cần các trang phụ lục với việc tóm tắt các vấn đề điều hành quan trọng. Các lời diễn giải về sản phẩm hoặc hình ảnh các sản phẩm cũng không thực sự cần thiết. Nó cũng không nhất thiết phải được in trên loại giấy chất lượng cao và được trình bày đẹp, đóng thành quyển, bởi vì nhà điều hành sẽ rất hay ghi chép và điều chỉnh những chi tiết trong bản kế hoạch này.

Tính chắc chắn và độ chính xác của các sự kiện và con số có ý nghĩa sống còn đối với một bản kế hoạch hoạt động kinh doanh. Mặc dù không đặt nặng tính hình thức và kiểu cách trình bày, nhưng cũng nên tránh các lỗi chính tả trong nội dung, ngày tháng đưa ra phải đảm bảo độ chính xác. Tài liệu này giống như một chiếc quần kaki cũ kỹ vẫn được bạn mặc đi làm hàng ngày, lại mang ra mặc trong các ngày thứ Bảy, hoặc giống như một thứ đồ cổ mà dường như chẳng ai muốn đánh vỡ nó. Nó là một thứ vật dụng thường xuyên được sử dụng trong doanh nghiệp, nhưng không phải là thứ được ngưỡng mộ.

Kế hoạch trình diễn: Một kế hoạch hành động không có những điểm nhấn về mặt trình bày và tạo ấn tượng cho người đọc, chỉ có tác dụng bên trong doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của các đối tác, cũng như sự quan tâm của các nhà đầu tư và gọi được vốn từ ngân hàng, bạn cần một kế hoạch mang tính chất trình diễn.

Hầu hết các thông tin trong bản kế hoạch trình diễn đều có nội dung giống như bản kế hoạch hoạt động, mặc dù chúng được định dạng hoàn toàn khác nhau. Ví dụ, bạn nên sử dụng các từ vựng kinh doanh đã được quy chuẩn, loại bỏ những từ ngữ thiếu chuyên môn, tiếng lóng, tiếng viết tắt mà bạn vẫn thường sử dụng trong bản kế hoạch hoạt động. Khác với bản kế hoạch hoạt động, nó không được dùng để nhắc nhở việc thực hiện công việc, mà mang tính chất giới thiệu.

Ngoài ra, trong kế hoạch trình diễn, bạn có thể thêm vào đó một số nhân tố. Nhiều nhà đầu tư yêu cầu trong bản kế hoạch trình diễn của bạn phải dự trù được những mối đe dọa từ các đối thủ cạnh tranh, cũng như những rủi ro có thể gặp phải khi triển khai kế hoạch kinh doanh. Thậm chí, nếu nhà đầu tư muốn nhận thấy tầm ảnh hưởng rộng rãi của kế hoạch kinh doanh, bạn cũng phải đưa ra được các thông tin cần thiết.

Sự khác nhau lớn nhất giữa một bản kế hoạch trình diễn và một bản kế hoạch hoạt động nằm ở trong những chi tiết về mặt hình thức và sự tinh tế, lịch sự. Một bản kế hoạch hoạt động chỉ đơn giản được in trên máy in văn phòng và có thể chỉ cần giập ghim trên góc. Trong khi đó, một bản kế hoạch trình diễn cần được in trên máy in chất lượng cao, thậm chí máy in màu. Nó được trình bày một cách chuyên nghiệp dưới dạng một cuốn sách nhỏ, chắc chắn và dễ đọc. Nó cũng được trang trí thêm bởi những biểu đồ, đồ thị, bảng biểu và có những bức ảnh minh họa.

Một điều cũng rất quan trọng là trong bản kế hoạch trình diễn phải đảm bảo không có bất kỳ một lỗi nào về in ấn, chính tả và đảm bảo độ chính xác cao. Những lỗi xuất hiện ở đây là điều không được các nhà đầu tư chấp nhận và thông cảm, bởi nó thể hiện sự cẩu thả của bạn và khiến cho kế hoạch kinh doanh mất đi độ tin tưởng. Ví dụ, nếu như trong phần tóm tắt kế hoạch mô tả nhu cầu tài chính cần 40.000 đô la, nhưng trong kế hoạch dòng tiền mặt lại chỉ ra cần 50.000 đô la dự kiến trong năm đầu tiên thực hiện dự án. Lỗi này có thể do bạn quên không cập nhật số liệu mới vào mục tóm tắt, nhưng sẽ khiến các nhà đầu tư nghi ngờ, mặc dù nhiều khi họ không nói ra.

Kế hoạch điện tử: Điểm chung chủ yếu của các kế hoạch kinh doanh là chúng được soạn thảo trên máy vi tính, dưới một dạng nào đó, có thể sử dụng phần mềm Microsoft office words hoặc Power Point…, sau đó được in ra và nhân thành nhiều bản. Ngày nay, những bản kế hoạch kinh doanh trên giấy được sử dụng rộng rãi trước đây để chuyển đến các đối tác và nhà đầu tư, đang có xu hướng được truyền thẳng dưới dạng điện tử mà không cần in ra.

Bản kế hoạch điện tử cũng rất thích hợp khi bạn sử dụng máy tính và overhead projector để trình bày, hoặc để thỏa mãn nhu cầu ưa chuộng sự hiện đại và đổi mới của các nhà đầu tư.