Văn hóa xử sự trong kinh doanh

Xử sự trong kinh doanh – Một vấn đề tưởng như đơn giản nhưng lại hết sức phức tạp và quan trọng. Tại sao chúng ta lại phải quan tâm đến những điều rất tế nhị đó khi muốn thực hiện thành công bất kỳ công việc nào?

Trên thực tế ý nghĩa của Xử sự trong kinh doanh vô cùng lớn. Xử sự đúng cách tạo điều kiện dễ dàng hơn cho Giao tiếp kinh doanh, nhưng đồng thời bản thân đó cũng là một hình thức giao tiếp. Theo chuyên gia Ed Aasvik, giám sát viên phòng máy tính (Computer Lab) tại đại học Boise State University, Xử sự đúng cách là ngôn ngữ cơ bản nhất của Kinh doanh. Những doanh nhân thành đạt đều hiểu rất rõ thứ ngôn ngữ này và sử dụng nó rất hiệu quả. Để tham gia vào câu lạc bộ có tên là Kinh doanh bạn phải biết ngôn ngữ của nó.

Thông điệp mà một phép Xử sự đúng đắn tạo ra đó là sự tôn trọng. Khi bạn thực sự lắng nghe và đối xử tốt với một ai đó bạn sẽ hiểu được điều gì họ đang suy nghĩ và quan tâm. Và ngược lại, phía bên kia cũng sẽ tỏ ra tôn trọng ý kiến và cảm xúc của bạn. Không những thế người đối diện cũng sẽ cảm thấy thư thái hơn khi nói chuyện với một người biết phép Xử sự. Họ sẽ giao tiếp cởi mở hơn, và thực tế họ có thể tiết lộ thêm thông tin cho bạn. Điều này là vô cùng quý giá trong Kinh doanh.

Cuối cùng, phép Xử sự có ý nghĩa cực kỳ quan trọng bởi vì nó có thể đem đến các cơ hội Kinh doanh trong tương lai. Nếu quá lịch sự thì lại có vẻ cứng nhắc và không thành thật, nhưng còn tốt hơn rất nhiều so với bất lịch sự, thậm chí chỉ do vô tình. Những người khiếm nhã sẽ phải trả giá vì tự đánh mất cơ hội và công việc Kinh doanh của mình.

Nếu bạn dừng ai đó lại ở hành lang hoặc gọi điện cho ai đó, đừng luôn luôn cho rằng đồng nghiệp của bạn có thời gian để nghe bạn nói. Nếu cô ấy không có thời gian, đừng nên lãng phí thời gian của người ta và của chính bạn bởi vì bạn có nói cô ấy cũng không hoàn toàn chú ý và không lĩnh hội hết thông tin bạn truyền đạt.

Để khắc phục tình trạng đó, trước hết bạn hãy hỏi một câu thật đơn giản: Tôi có thể phiền cô một chút không? Câu hỏi của bạn cho cô ấy cơ hội để trả lời có hoặc không – và sau đó bạn sẽ biết được cô ấy có thời gian nghe bạn nói hay không.

Theo chuyên gia Ed Aasvik, bạn cũng nên áp dụng cách này trong trường hợp để lại lời nhắn qua điện thoại. Để lại tên và số điện thoại, đi vào vấn đề một cách ngắn ngọn, đừng giải thích dài dòng, và chắc chắn về thời gian bạn muốn đối tác gọi lại cho bạn. Phía bên kia đọc được tin nhắn, và bạn chứng tỏ được rằng bạn tôn trọng thời gian của họ.

Cách chúng ta sử dụng khoảng không là thứ ngôn ngữ im lặng diễn tả sự tôn trọng của ta đối với đồng nghiệp.

Một ví dụ điển hình của cách xử sự thiếu văn minh ở nơi công sở là việc xông vào phòng người khác khi chưa có lời mời vào. Chỉ một tiếng gõ cửa nhẹ nhàng cũng là một cách tỏ ra tôn trọng người khác và có được lời mời vào thân thiện.

Một biểu hiện gián tiếp khác của sự “xâm chiếm” không gian là “hội chứng thang cuốn” -escalator syndrome. Bạn đã bao giờ thấy ai đó dừng lại ở dưới chân thang máy và đứng yên tại chỗ nhìn ngắm xung quanh, và chẳng thèm để ý đến ai đi đằng sau mình? Trong trường hợp này hãy cố mà đứng tránh ra đừng chắn đường đi của người khác – Bất kể trên thang cuốn, trong hành lang, hay thang máy, hãy tỏ ra tôn trọng lẫn nhau.

Điện thoại di động là phương tiện tạo ra cách xâm chiếm không gian khó chịu nhất. Người ta thường nói nhiều hơn và to hơn trên điện thoại so với nói chuyện thông thường, và bắt những người xung quanh cũng phải nghe theo. 

Quy tắc ngón tay cái: Nếu người khác không thể thoát khỏi việc phải nghe cuộc nói chuyện của bạn, tốt nhất là đừng có dùng điện thoại.

Kết luận là, đối với không gian công cộng hoặc không gian riêng, hãy luôn luôn chú ý đến xung quanh để biết người khác cần gì. Đó là phép Xử sự đơn giản nhưng đúng mực trong Kinh doanh.

Một bài hát rất nổi tiếng của Paul Simon có một câu tuyệt vời đó là “Người ta đang nghe mà không lắng nghe” (People hearing without listening). Ý ông nói rằng khi đến lượt bạn nói, bạn sẽ có được sự chú ý của người nghe nếu họ tin rằng bạn đã lắng nghe họ nói trước đó.

Chuyên gia Ed Aasvik, chuyên làm việc với các sinh viên và các thành viên trong khoa, trả lời hàng tá câu hỏi mỗi ngày. Ông học được một kinh nghiệm là Chen ngang là một cách Ứng xử không ra gì và ông thấy rất khó có thể giúp đỡ một ai đó khi anh ra không để cho ông có thời gian suy nghĩ hay nói hết câu.

Nếu bạn ngắt lời cuộc hội thoại dở dang của một người khác thì đó là một hành động không nên làm. Nếu họ phản ứng lại rằng: “Thời gian của tôi quan trọng hơn thời gian của cô nhiều” thì hành động ngắt lời ấy của bạn sẽ dẫn đến kết quả là cơ hội kinh doanh thất bại, thậm chí có thể tệ hơn.

Khi bạn không có thời gian để lắng nghe người khác, hãy thẳng thắn giải thích từ đầu. Nhưng khi bạn đã để cho cuộc nói chuyện bắt đầu mà sau đấy lại ngắt lời người đối diện thì cuộc đối thoại sẽ chẳng có gì hơn là đôi bên tỏ ra thô lỗ với nhau.

Thêm nữa, việc làm sau đây sẽ giúp bạn ghi nhận thông tin nghe được một cách chắc chắn. Trong khi nghe, bạn nhắc lại thông tin bên kia cung cấp và thêm vào đó ý kiến của riêng bạn, cô ấy sẽ hiểu được rằng bạn thực sự đang lắng nghe và biết bạn hiểu phép cư xử.

Liệu trong các tình huống khác nhau có phải xử sự khác nhau? Chắc chắn là như vậy, đặc biệt là đối với những cách thức đã gần như trở thành tiêu chuẩn.

Theo chuyên gia Ed Aasvik, một trong những nhân tố chủ yếu để đạt được cách thức Xử sự đúng đắn trong Kinh doanh đó là phải hiểu được rằng: Cái gì là chấp nhận được (thậm chí là tốt) trong môi trường này nhưng lại có thể là thô lỗ hoặc vô lễ trong môi trường khác.

Chúng ta thấy các trường hợp tương tự xảy ra rất nhiều ở mọi nơi nhưng chúng ta thậm chí chẳng hề để ý đến nó.

Ví dụ: Hò hét trên Sân vận động là bình thường nhưng không thể chấp nhận được ở trong Nhà hát. Ăn mặc luộm thuộm có thể chấp nhận được khi vào công viên nhưng không phải ở nơi làm việc. Vỗ vai, đùa với nhau vui vẻ thân thiện thì bình thường ở ngoài đời thường nhưng không phải ở những nơi kinh doanh lịch sự.

Hoặc, việc bạn ngắt lời anh bạn của mình khi nói những chuyện không liên quan gì đến công việc kinh doanh có thể chấp nhận được nếu anh ta cũng ngắt lời bạn mà bạn không cảm thấy khó chịu. Nhưng Ngắt lời người khác luôn luôn là một hành động thiếu lịch sự trong trường hợp giao tiếp với người không quen biết hoặc ở những nơi công sở, nơi làm việc có tính chất chuyên nghiệp bao gồm cả trường học.

Tất cả những kinh nghiệm và cách thức ở trên tuy không thể đề cập được chi tiết và toàn bộ những “manners” có thể gặp phải trong Kinh doanh, nhưng đây là cái nhìn tổng quát và tương đối chuẩn được áp dụng rất rộng rãi trên toàn thế giới. Chúc bạn đạt được thành công trong Ứng xử kinh doanh!