Để xây dựng doanh nghiệp hiệu quả (phần 2)

Trong phần 1, chúng tôi đã điểm qua tư tưởng chủ đạo của cuốn E – Myth: Để xây dựng doanh nghiệp hiệu quả. Tiếp theo là những gợi ý, hướng dẫn mà bạn có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp, tổ chức hay nhóm của mình.

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phù hợp để mở rộng quy mô theo một số loại hình như Nhượng quyền kinh doanh, Nhượng quyền thương hiệu, tác giả gợi ý một chương trình phát triển doanh nghiệp gồm 7 bước như sau:

Xác định mục đích chính của việc thành lập doanh nghiệp không chỉ đơn giản là trả lời câu hỏi: Vì sao bạn thành lập doanh nghiệp. Bạn phải liên hệ nhiều hơn nữa đến cuộc sống của mình.

Để hình dung ra mục đích, bạn nên trả lời những câu hỏi sau:

Tôi muốn cuộc sống của mình sẽ như thế nào?

Tôi muốn một ngày bình thường của mình sẽ trôi qua như thế nào?

Tôi cần điều gì để có thể nói rằng tôi thực sự hiểu cuộc sống của mình?

Tôi muốn mối quan hệ với những người xung quanh sẽ ra sao?

Tôi muốn mọi người nghĩ thế nào về mình?

Tôi muốn làm gì trong 2 năm tới? 10 năm tới? 20 năm tới? Đến hết cuộc đời?

Tôi muốn học hỏi những gì trong cuộc sống của mình? Về tinh thần, thể chất, tài chính, tri thức, các mối quan hệ?

Tôi cần bao nhiêu tiền để có thể làm những gì muốn làm? Khi nào tôi sẽ cần số tiền đó?

Khi trả lời những câu hỏi trên, hãy gạt bỏ những quá khứ, kinh nghiệm, thói quen. Những thứ đó có thể giúp ích bạn trong công việc hiện tại nhưng lại là trở ngại để bạn thỏa sức tưởng tượng khi phác họa một bức tranh sống động, đầy màu sắc, hết sức rõ ràng về cuộc sống mà mình mong muốn. Và để biến bức tranh thành hiện thực, bạn cần một công cụ, đó chính là doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp trở thành một phần quan trọng, gắn chặt với cuộc sống của bạn.

Mục tiêu chiến lược là một danh mục những điều cần phải làm để đạt được mục đích chính. Hai tiêu chuẩn sau đây bắt buộc phải có trong danh mục này là:

Tài chính: doanh nghiệp của bạn sẽ trị giá bao nhiêu sau 5 năm, 10 năm, 20 năm,…? Liệt kê một cách chi tiết tổng doanh thu đến từ đâu, lợi nhuận trước và sau thuế. Đừng e ngại việc không chắc chắn khi đưa ra số liệu. Hãy dựa vào câu hỏi cuối cùng khi xác định mục đích chính của doanh nghiệp: Bạn cần bao nhiêu tiền để làm những gì mình thích?

Cơ hội kinh doanh: hay nói cách khác là phạm vi khách hàng. Nếu bạn xác định mục đích chính của mình là chăm sóc sức khỏe cho những người bị lùn bẩm sinh thì hãy quên đi ý định thành lập doanh nghiệp. Bởi vì số khách hàng của bạn có lẽ không đông hơn số dân của một khu phố. Lưu ý phân biệt sản phẩm và giá trị (cảm xúc) bạn mang lại cho khách hàng. Ví dụ: sản phẩm của Revlon mỹ phẩm, nhưng giá trị cảm xúc của họ là Hi vọng; tương tự của Chanel là Sự tưởng tượng. Vậy của bạn là gì?

Ngoài ra, các tiêu chuẩn khác mà tác giả đề cập đến là:

Thời gian: các cộc mốc thời điểm hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, dài hạn.

Phạm vi hoạt động: doanh nghiệp của bạn ở tầm Việt Nam, Châu Á hay là một tập đoàn đa quốc gia?

Hình thức kinh doanh: bán lẻ, bản sỉ hay cả hai?

Các tiêu chuẩn về trang phục, quản lý, tuyển dụng, đào tạo,…

Mặc dù có vẻ đây là một công việc liệt kê nhàm chán nhưng phương pháp mà tác giả yêu cầu khi bạn thực hiện công việc này là hình dung cụ thể, chi tiết niềm đam mê của mình. Bạn có yêu thích việc mang lại cho mọi người niềm hi vọng, sự tưởng tượng, sự thoải mái, thư giãn, sự sáng tạo, sự chu đáo,…?

Bạn nghĩ rằng ban đầu mình cần thuê những người giỏi, nhiều kinh nghiệm để mọi việc suôn sẻ? Bạn nghĩ rằng một công ty năm bảy người thì không cần chiến lược tổ chức? Đó là một sai lầm nghiêm trọng. Một công ty, dù nhỏ, nếu không có sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc, sớm muộn gì cùng dẫn đến tình trạng chồng chéo, dẫm chân nhau.

Các bước để lập chiến lược tổ chức như sau:

Liệt kê những vị trí cần có trong doanh nghiệp, từ chủ tịch, tổng giám đốc cho đến nhân viên kinh doanh.

Tự xem mình là nhân viên cho từng vị trí (cho đến khi tìm được người thay thế)

Dùng bản mô tả công việc để đánh giá hiệu quả công việc thay vì kỳ vọng theo quan điểm cá nhân

Chia sẻ ước mơ, mục đích chính của doanh nghiệp với các ứng viên; chỉ nên nhận những người hiểu và cảm nhận được điều đó.

Từng nhân viên phải biết họ có vị trí nào trong doanh nghiệp, tương lai phát triển ra sao

Để quản lý một doanh nghiệp, không nhất thiết phải cần những nhà quản lý giỏi. Bí quyết nằm ở chỗ: xây dựng một hệ thống có tính tự động cao không phụ thuộc vào con người. Có thể bạn không đồng ý với quan điểm này nhưng đó là sự thật. Một ví dụ gần gũi: nếu bạn từng vào các cửa hàng KFC, mọi thứ đều hoạt động như được lập trình. Cách ăn mặc giống nhau, lời chào đón giống nhau, cách nhận yêu cầu món ăn của khách hàng, bưng bê,… đều theo những quy định, nguyên tắc mang tính hệ thống. Mặc dù chưa đạt đến đỉnh cao như ví dụ về cung cách phục vụ của một khách sạn mà tác giả kể trong sách, nhưng đó chính là điều bạn cần. Một hệ thống quản lý.

Quay lại với việc bạn thành lập doanh nghiệp để có thể tự do làm những gì mình thích. Giả sử bạn đã có đủ, thậm chí dư tiền để vi vu đến vài kiếp nhưng toàn bộ hoạt động của công ty vẫn hoàn toàn phụ thuộc vào những quyết định của bạn thì bạn đã tự do chưa?

Hệ thống quản lý không chỉ mang tính quản lý như bạn nghĩ. Nó là một công cụ marketing tuyệt vời. Khi xây dựng được một danh mục những việc cần làm, tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được, khách hàng sẽ phải kinh ngạc và luôn nhớ đến dịch vụ của bạn.

Đừng bắt nhân viên làm mọi việc theo ý mình mà tạo ra môi trường làm việc để nhân viên có động lực làm việc. Hiểu theo một cách khác, bạn phải nhìn ra và giúp nhân viên nhìn ra khả năng thực sự của họ. Sau đó, hãy bố trí nhân viên vào vị trí phù hợp với khả năng và tiếp theo là tạo điều kiện để người nhân viên đó phát huy.

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều quan trọng không phải là tìm những người giỏi, nhiều kinh nghiệm vì bạn không thể kham nổi mức lương chót vót trong thời gian dài. Mấu chốt là tìm những người có khao khát, những người muốn nhiều thứ hơn là một chỗ làm.

Để thu hút những người có thể hiểu, cảm nhận được tầm nhìn của doanh nghiệp, hãy biến doanh nghiệp thành một cuộc chơi. Cách thức, luật lệ, tiêu chuẩn chiến thắng là do bạn đặt ra, nhưng hãy ghi nhớ những điều sau:

Bạn không bao giờ được phép đứng ngoài cuộc chơi

Có người chiến thắng nhưng cuộc chơi không kết thúc

Đừng hi vọng cuộc chơi sẽ tự tiếp diễn

Cuộc chơi phải ý nghĩa và thực tế

Bạn thường giả sử rằng mình là khách hàng, từ đó đặt ra nhu cầu, giải pháp. Phương pháp thì hoàn toàn đúng, nhưng sai lầm là khi đó bạn chưa hoàn toàn quên đi bản thân. Bạn vẫn bị những chức năng, lợi ích của sản phẩm mình cung cấp chi phối và như vậy chính sách tiếp thị, bán hàng sẽ đi vào ngõ cụt.

Khách hàng ra quyết định dựa trên cảm xúc. Sau khi đã có quyết định này, vùng não lý trí mới hoạt động và tìm cách hợp lý hóa lựa chọn của cảm xúc.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì không có nhiều ngân sách, marketing phải là chiến lược lâu dài chứ không thể làm theo kiểu chiến thuật ngắn hạn. Và điều quan trọng là áp dụng triệt để marketing chủ động: Đừng chờ khách hàng có nhu cầu, hãy Khơi gợi nhu cầu của khách hàng.

Khi xem xét, giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, quan trọng hay không, bạn phải có cái nhìn tổng thể, cái nhìn mang tính hệ thống. Hãy tưởng tượng về cách hoàn thành một đơn đặt hàng tại công ty bạn. Không chỉ có bộ phận kinh doanh tiếp xúc với khách hàng, trên thực tế, toàn bộ công ty, từ bảo vệ đến phụ trách kỹ thuật, đều có ảnh hưởng đến khách hàng.

Chính vì vậy, tác giả nhấn mạnh: thành công của Chương trình phát triển doanh nghiệp hiệu quả hoàn toàn phụ thuộc vào nhận thức của bạn về hệ thống tổng thể.