Quản trị nhân sự bằng Karaoke

Văn hóa kinh doanh của người Nhật coi trọng sự đoàn kết nhất trí và làm quyết định mang tính tập thể. Vì vậy, để tránh các quyết định kinh doanh kém chất lượng hay tránh bất đồng trong kinh doanh, các nhà doanh nghiệp Nhật thường phải tốn công sức đi hiện trường thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để ra quyết định. Phương pháp quản lý bằng cách đi quan sát thu thập thông tin MBWA (management by Walking around) ra đời từ thực tiễn này.

Tiếng lành đồn xa! Phuơng pháp MBWA nhanh chóng được các học giả, các nhà nghiên cứu và doanh nhân Mỹ tiếp thu và phát triển thành lý thuyết quản trị khá phong phú. Linus Pauling, nhà hóa hoc Mỹ, hai lần đoạt giải Nobel (1954 và 1962), đồng thời là một trong những người có công rất lớn trong việc tìm ra vitamin C phát biểu: “Ðể có một ý tưởng hay, cách tốt nhất là phải thu thập nhiều ý tưởng.” Phương pháp quán lý thu thập ý kiến từ phân xưởng, nhà máy bằng cách hỏi chuyện trực tiếp công nhân được nhà sáng lập chuỗi siêu thị khổng lồ Wal-Mart cải biên thành chương trình “Tôi có một ý tưởng” (I have an idea). Hàng tuần vào sáng thứ bảy, ông sẵn sàng tiếp chuyện công nhân để lắng nghe ý kiến góp ý, hay thậm chí chỉ là một lời chào hỏi. Phương pháp MBWA còn được các cấp trong chính quyền Mỹ áp dụng.

Robert B. Reich, Bộ trưởng Lao động Mỹ nói: “Tôi đã đi thăm nhiều công ty để tiến hành một phép thử về quản lý. Khi tôi hỏi nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng một vài câu hỏi chung chung về công ty, nếu câu trả lời nói về công ty với đại từ nhân xưng “họ” (they hoặc them), tôi xếp đơn vị này vào một nhóm. Nếu câu trả lời đề cập về công ty với đai từ “chúng tôi” (We hoặc us), tôi xếp đơn vị này vào một nhóm khác.” Theo ông, trong việc vươn đến đỉnh cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, chỉ có những công ty trong đó người lao động gọi công ty của mình với đại từ nhân xưng “chúng tôi” “mới có thể đạt được.

Quá trình thu thập thông tin quản lý theo phương pháp MBWA thường vấp phải một trở lực rất lớn nếu công nhân, người lao động chưa đủ niềm tin và chưa hiểu được sự chân thành của nhà quản lý. Tư tưởng “Nói ra làm gì! Chỉ thêm rách việc.” hoặc, “Cái gì hay cũng của sếp thôi!”- hoặc, một cách thụ động hơn “Thôi, cho tôi xin hai chữ bình yên”… làm cản trở công việc thu thập thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Từ thực tế này, phương pháp MBWA được nâng cấp hành MBSA (management by Sitting around) và karaoke ra đời từ đó. Nhiều nhà quản lý Nhật cho rằng, không có cách nào hay hơn bằng cách bỏ thời gian ngồi bên người cộng sự để hiểu về nhân sinh quan, thế giới quan của họ thông qua những lời ca tiếng hát!

Sâu xa hơn, nhà quản lý yêu nghề có thể tìm hiểu những quan tâm, những khó khăn và cả những ý tưởng của những người cộng sự của mình. Các nhà quản lý Mỹ đã phát triển xa hơn, phù hợp với văn hóa của họ, ra ngoài phạm vi của karaoke. Tờ Wall-Street Journal cũng cổ vũ cho loại hình văn hóa kinh doanh này. Tờ báo trích lời của Paul Bullingger, một tổng giám đốc nói: “Ðể biết điều gì đang diễn ra trong công ty, bạn phải bỏ thời gian ngồi với từng người. Buổi cơm trưa văn phòng cho bạn cơ hội biết được mọi người đang làm gì và cho tôi cơ hội để nói tôi có thể làm gì để giúp công việc của cộng sự trong công ty được tiến hành dễ dàng hơn.”

Tất nhiên là không chỉ có “hát với nhau” mới hiểu nhau. Tùy theo loại hình hoạt động, một số công ty áp dụng các phương pháp quản lý nói trên một cách linh động. Chẳng hạn, quản lý các đại lý bán lẻ có thể bỏ ra ngày thứ bảy, chủ nhật để tham quan các cửa hàng của đơn vị cạnh tranh, hoặc xem xét cách cư xử của nhân viên của mình với khách hàng. Ði thăm các cơ sở cung cấp nguyên liệu để có thể suy nghĩ thêm về các phương cách cải tiến chất lượng sản phẩm. Thực tiễn hơn, có thể mua sản phẩm/dịch vụ của đơn vị cạnh tranh để so sánh với sản phẩm/dịch vụ của mình. Một nhân viên chất lượng bánh có thể đến nhà bạn mình gọi một suất bánh của công ty để quan sát thu thập thông tin về chất lượng bánh và cả phong cách phục vụ của cửa hàng.