Trong kinh doanh, cái gật đầu “đồng ý mua” chỉ là bước khởi đầu cho quá trình giao dịch thực sự. Thậm chí nếu bạn đã nắm chắc những thỏa thuận trong tay, vẫn có nhiều rào cản không ngờ sẽ xảy ra và ngăn chặn việc giao dịch.Bất kỳ bên bán nào cũng muốn đẩy nhanh tiến độ ký hợp đồng hết mức có thể. Tuy nhiên, giao dịch giữa doanh nghiệp khác với cách mua sắm của người tiêu dùng độc lập, nó hoàn toàn không phải là một quyết định cá nhân.
Dù giao dịch có tầm quan trọng thế nào hay mong muốn của lãnh đạo ra sao, các tổ chức đều cần phải đạt được một sự nhất trí cao trong nội bộ, rằng việc mua bán sẽ thực sự hiệu quả.
Vì vậy, nếu đối tác của bạn chưa đưa ra được quyết định, thì tiến trình ký hợp đồng có thể kéo dài cả năm.
Những tình huống này xảy ra đa phần do bạn đã không nắm rõ thói quen mua bán của đối tác, dẫn đến việc không xác định được cơ hội tiếp cận và khiến bạn khó có cơ hội “chốt” hợp đồng.
Ghi nhận quá trình giao dịch
Nhằm tránh những tình huống tốn kém và khó chịu này, hãy tìm hiểu thói quen mua bán của đối tác qua các giao dịch trong lịch sử. Điều này không chỉ giúp nâng doanh thu mà còn giảm thiểu được chi phí bán hàng. Bạn không phải đau đầu vì những hợp đồng không có giá trị.
Theo Julie Thomas, Tổng giám đốc Công ty đào tạo kỹ năng bán hàng ValueSelling Associated, khi bạn tin rằng mình đang nắm chắc cơ hội trong tay thì bước tiếp theo, bạn hãy cụ thể hóa những thỏa thuận đó với đối tác bằng văn bản ghi nhớ.
Văn bản này ghi lại toàn bộ các thông tin cần thiết cho giao dịch như thông tin của các bên liên quan, rủi ro tiềm tàng cũng như những yêu cầu đối với quá trình giao dịch.
Một lưu ý quan trọng: Văn bản thỏa thuận về quá trình giao dịch không được nghiêm trọng hóa, gây tác động xấu đến tinh thần của giao dịch. Tránh những câu hỏi quá trực tiếp kiểu như “Ai là người đưa ra quyết định thực sự?”. Thay vào đó, hãy sử dụng những câu hỏi khéo léo hơn nhưng phải đảm bảo sự rõ ràng và dễ hiểu.
Nếu có thể, hãy làm việc với nhiều đầu mối khác nhau của đối tác để thương thảo văn bản. Hãy khuyến khích họ rà soát, đối kiểm lại văn bản với các bộ phận khác để đảm bảo tính chính xác.
Sử dụng văn bản
Văn bản ghi nhận quá trình giao dịch có rất nhiều vai trò. Trước hết, nó là một bản hướng dẫn thực hiện đảm bảo thỏa thuận diễn ra thuận lợi theo đúng dự tính.
Văn bản còn thể hiện cơ hội hợp tác trong tương lai giữa bạn và khách hàng. Thông thường, kể từ khi giao dịch đầu tiên tiến hành ổn thỏa, thì các giao dịch tiếp theo chỉ cần một chút thay đổi hoặc cập nhật nhỏ liên quan đến thông tin tổ chức hoặc quá trình giao dịch.
Cuối cùng, văn bản này là cầu nối giữa giữa bạn và đối tác: dựa trên các thông tin trong văn bản, các bộ phận khác nhau trong công ty có thể nắm vững tiến trình các giao dịch đã tiến hành và đưa ra những yêu cầu cần thiết cho mối quan hệ thuận lợi sau này.
Theo Nhuongquyenvietnam
