Những thông tin không thể thiếu trên danh thiếp

Danh thiếp có thể là một cách tuyệt vời để giới thiệu mình với một khách hàng tiềm năng, hoặc nhắc nhở khách hàng hiện tại của bạn về cách tốt nhất để liên lạc. Vậy những thông tin nào nên có trên danh thiếp?

Danh thiếp chỉ cần các thông tin: tên công ty / cơ quan của bạn, tên bạn và chức danh, số điện thoại, địa chỉ email và trang web. Địa chỉ khu phố không bắt buộc khi mà thư giấy có thể thay thế bằng thư điện tử. Nếu ai đó muốn gửi một thứ gì đó, họ sẽ gọi điện để sắp xếp giao hàng. Nếu bạn có đường điện thoại riêng nối trực tiếp, thì đừng đưa số điện thoại của văn phòng chính vào.

Nếu bạn làm tại nhiều công ty, đừng có cho chúng vào chung vào một danh thiếp. Chúng sẽ khiến người bạn đưa danh thiếp băn khoan không biết họ sẽ gọi đến công ty nào, gọi hết hay chỉ một cái, số chính là cái nào, số của bạn là số nào? Họ nên để lại tin ở số nào? Chỉ đưa ra những thông tin quan trọng, đảm bảo nó là một bộ thông tin liên hệ thống nhất để đưa ra ngoài. Đừng gửi cho mọi người một “manh mối” – thông tin ít, không rõ ràng để tìm được bạn.

Nếu bạn không phải là người thật, thật quan trọng, rất ít người sẽ nỗ lực để tìm ra bạn. Và nếu bạn là người quan trọng, thì những hạng người bạn đưa danh thiếp cho không phải là người bạn muốn phí thời gian với họ.

Chiếc danh thiếp đó sẽ bao gồm các nội dung giống như danh thiếp dành cho công việc như: công ty, tên, điện hoại và thư điện tử . Ngoài ra nó sẽ bao gồm cả khẩu hiệu để khiến người khác hiểu rõ về tổ chức phi lợi nhuận đó làm. Tổ chức phi lợi nhuận ấy dường như có giá trị khi nó là một lực lượng kết nối mạnh mẽ, việc làm nổi bật dòng chữ đó sẽ khiến người khác cảm nhận được một gia trị khác theo kiểu: “năng lượng mặt trời cho một tương lai bền vững”….

Nếu tổ chức lợi nhuận của bạn có một trang web 2.0 có tên dễ thương kiểu Zunk, Bloop, Plop, BoxBe, Burble, hay Splook … thì danh thiếp sẽ có dòng ghi những dẫn chứng mà bạn đã làm.

Đó là những danh thiếp mang tính cá nhân. Nó sẽ có những thông tin như: tên, số điện thoại, địa chỉ hòm thư điện tử cá nhân. Nếu cho địa chỉ nhà riêng vào – thì chỉ đưa nó cho những người sẽ mang lại lợi ích cho bạn. Không thì hãy hạn chế tối đa thông tin để đưa vào thôi. Thiết kế cho danh thiếp dành cho công việc: Hãy thiết kế danh thiếp công việc trông thật sáng láng. Càng ít chữ càng tốt. Người bạn đưa danh thiếp chắc chắn không phải là người gặp bạn thường xuyên. Vì thế, hãy để mặt sau trống để người khác có thể ghi chú về bạn ở đó.

Không bao giờ cán màng hay sử dụng giấy sáp mờ để làm danh thiếp. Hãy sử dụng loại giấy mà mực gel hay bút bi có thể viết lên được. Kiểm tra thiết kế danh thiệp qua máy quét. Hãy chắc chắn rằng các thông tin nhập vào là chính xác. Đặt nút V là đường VOIP của bạn, M là số điện thoại di động, F là số fax để hỗ trợ phần mềm quét. 

Hãy nhớ: chỉ bao gồm các thông tin cần thiết cho dù bạn dùng loại danh thiếp nào. Hãy đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng liên hệ được với bạn dựa trên thông tin trên danh thiếp, danh thiếp là thứ để tiện cho người khác liên lạc chứ không phải là cái tôi của bạn. Bao gốm các thông tin: tên, số điện thoại. địa chỉ thư điện tử, và một địa chỉ duy nhất. Hãy để nhiều khoảng trắng và sử dụng loại giấy mà tất cả các loại mực đều có thể viết lên. Hơn tất cả, hãy chứng tỏ bạn đáng để nhớ chứ không cần để lại danh thiếp để được nhớ đến.

Làm thế nào để sắp xếp, lưu trữ đống danh thiếp sau khi bạn có được sau khi tham dự một sự kiện? Các mối quan hệ trong cuộc sống không phải sẽ cần đến ngay sau khi bạn về đến nhà. Tuy nhiên việc để linh tinh đống danh thiếp đó sẽ khiến bạn không biết nên tìm một tấm danh thiếp ở đâu khi bạn cần liên hệ với người đưa bạn tấm danh thiếp đó.

Vì thế bạn cần hệ thống lại chúng. Sau mỗi sự kiện bạn tham dự, hãy sắp xếp chúng ngay khi bạn vẫn nhớ được những người đã đưa danh thiếp cho bạn. Lấy những danh thiếp của ngững người mà bạn sẽ thường xuyên gọi, gõ chúng vào danh sách địa chỉ trực tuyến của bạn. Vào phần ghi chú, ghi lại tên của hội nghị và những gì bạn đã nói ở đó. Sắp xếp danh thiếp bằng Scan nếu bạn ngại gõ chữ và bạn thấy chúng chưa cần dùng hoặc không cần dùng để dành cho hội nghị sau. 

Lấy 1 tờ giấy có khổ 21.59 cm x 28 cm. Bắt đầu từ cuối tờ giấy, dính bằng băng dính 2 danh thiếp vào bên cạnh của tờ giấy. Chỉ băng cạnh đầu sao cho chúng ta vẫn có thể lật xem được ghi chú ở phía sau của tấm card. Tiếp tục dính các tấm danh thiếp khác ngay dưới chân 2 tấm card trên, tiếp tục làm thế cho đến khi tờ giấy chỉ còn 1 inch trống ở phía trên cùng .

Dọc theo cạnh của tờ giấy, ghi tên hội nghị tương ứng mà bạn nhận được tấm danh thiếp đó. Và giờ bạn có thể scan trang đó được rồi. Nếu bạn có một máy scan đạng phẳng, chỉ cần đặt nó xuống và quét. Nếu không, bạn có thể cần một trang bảo vệ và cho trang giấy vào bên trong để nguồn cấp dữ liệu không bị nhiễu. Khi đã quét xong mặt trước của danh thiếp, lật tất cả các danh thiếp lên, vẫn giữ nguyên băng dính, và quét mặt sau của danh thiếp. Lưu những ảnh đã quét vào 1 file với tiêu đề mô tả bao gồm tên và ngày diễn ra hội nghị đó. 

VD: “hội thảo sống tốt hơn với thôi miên, tháng 1 – 2010” Sử dụng hệ thống quét danh thiếp đặc biệt. Với vài trăm USD, bạn có thể mua được các hệ thống như Card Scan, NeatScan, hay SnapScan. Chúng quét danh thiếp và sử dụng những ký tự quang học rất kỳ diệu để nhận dạng rồi chuyển đổi chúng vào các mục danh mục địa chỉ. Sau khi quét thẻ, bạn phải so sánh văn bản với danh thiếp ban đầu để đảm bảo các ký tự ra đúng.

Thỉnh thoảng có những không thể dự đoán trước xảy ra. Vì thế đây là lý do vì sao máy scan lại đắt, chi phí để đề phòng, sửa chữa những lỗi này khá là tốn kém. Và bạn đã có một bản lưu trữ vĩnh viễn về tất cả mọi người bạn gặp ở hội nghị. Những người bạn thân quen thì liên hệ của họ đã có trong sổ địa chỉ, và những tấm danh thiếp người còn lại đã được lưu trữ vĩnh viễn dưới dạng dữ liệu điện tử. Bỏ những tấm danh thiếp ban đầu đi khi chúng đã được lưu trữ một cách khoa học trong 1 tập dữ liệu.