Rất nhiều công ty mắc sai lầm khi ngĩ họ chỉ là người tổ chức một sự kiện.Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện thành công, hãy hành xử như thể nó đã là một sự kiện thành công; thái độ của bạn hứa hẹn cho một thành công.Số lượng người tham dự không có tính quyết định bằng thành phần tham dự: hãy xếp chỗ cho khách hàng tiềm năng, các phòng viên và khách hàng cũ xen kẽ nhau.
Khai thác góc nhìn tích cực của khách hàng và biến chúng thành một phần sức mạnh tiếp thị của công ty. Mọi người sẽ nhắc đến bạn dù bạn có thích hay không – tại sao lại không tạo diễn đàn cho họ nói?
Sự kiện cũng là thông điệp. Đảm bảo rằng mọi quyết định của bạn đưa ra – từ địa điểm tổ chức tới đồ ăn cho diễn giả – đều phản ánh rõ nét tinh thần kinh doanh và truyền tải thông điệp của bạn.
Khán phòng dành cho người tham dự có thể là một yếu tố thu hút người xem và khiến công việc kinh doanh của bạn trở nên chuyên ngiệp.
Đảm bảo là chất lượng dịch vụ của bạn đựoc thể hiện ở mọi chi tiết của sự kiện, từ giấy mời cho đến thư điện tử gửi yêu cầu xác nhận tham gia – thậm chí cả những chi tiết như thẻ tên khách mời được in đúng chính tả.
Bố trí lễ tân đón tiếp khách không phải chờ đợi. Khách của bạn phải được đón tiếp nồng hậu ngay từ khi họ xuất hiện.
Mỗi nhân viên phục vụ sự kiện cũng phải hiểu thông điệp và là một phần của thông điệp. Các nhân viên hậu trường phải đảm bảo các phân cảnh diễn ra đúng trình tự và phải nhận mặt được khách hàng của bạn. Hãy nhớ: một cá nhân cũng có thể phá hỏng cả một sự kiện nếu họ phủ nhận hoặc đưa ra một câu trả lời thiếu chính xác về sự kiện của bạn.
Mạng lười làm việc là phần sống còn của mọi sự kiện. Hãy giúp những người tham gia sự kiện gặp gỡ lẫn nhau, trao đổi thông tin, gia nhập cộng đồng sử dụng dịch vụ của bạn, và học hỏi lẫn nhau. Ở tất cả các sự kiện, chúng tôi đều tổ chức bữa tiệc trao đổi công việc; đó là cách tuyệt vời để những người tham dự gặp gỡ lẫn nhau, gặp gỡ đối tác và kiểm chứng sản phẩm với các chuyên gia. Những sự kiện phục vụ công việc như thế này thường diễn ra bên trong khu vực trưng bày sản phẩm thử nghiệm.
Làm cho các sự kiện bạn tổ chức phải vừa lui lại vừa nhiều thông tin. Chúng tôi đã mời được những khách mời có tầm nhìn tuyệt vời như Colin Powell, Nei Young, và Malcolm Gladwell đến làm diễn giả trong các sự kiện.
Sự kiện của các bạn cần phải hoàn thiện. Cần đầu tư đủ thời gian để lên kế hoạch và đảm bảo chắc chắn mọi công nghệ và các sản phẩm chạy thử nghiệm đều kết hợp hoàn hảo – hãy chạy thử chương trình trước.
Chụp hình các khách hàng bảo chứng xuất hiện tại sự kiện. Chúng tôi có phóng viên ảnh, người quay phim và ghi âm lại những câu chuyện chia sẻ của những khách hàng sử dụng thành công nhất dịch vụ của chúng tôi, dịch vụ đó đã làm thay đổi công việc kinh doanh của họ như thế nào. (Sau sự kiện, chúng tôi sẽ liên hệ lại với khách hàng để đề nghị được sử dụng tư liệu về họ như một sự bảo chứng tuyệt vời trong các sự kiện tiếp thị của công ty.)
Cung cấp cho những người tham dự sự kiện cơ hội và công cụ để họ trở thành người bảo chứng thành công hơn cả người đã từng thành công nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Ví dụ, bước tiếp theo có thể là thời gian dùng thử miễn phí một sản phẩm mới, hoặc có thể đó là một đề nghị đặc biệt về đào tạo. Hãy tự hỏi “Tôi muốn những người tham dự này làm gì tiếp theo?” và sau đó thảo những điều diễn ra trước sự kiện sẽ khiến họ hành động.
Đưa toàn bộ nội dung sự kiện của bạn lên trang Web, tang facebook của công ty và YouTube để thông điệp của công ty tiếp tục được lan tỏa, ngay cả khi sự kiện đã kết thúc.
Theo Hoàng Oanh
