Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh của ĐH Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates nhận được một câu hỏi: “Chúng tôi nên làm những gì để luôn thăng tiến trong công việc?”. Ông Buffett trả lời rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tố cần thiết. “Với một số người nó là tài sản quí giá, nhưng với những ai không có khả năng thì nó là một gánh nặng thực sự. Khả năng diễn thuyết tốt trước mọi người có thể giúp công việc của bạn phát triển tới 50 hoặc 60 năm,” ông nói.
Thường các bài diễn thuyết hay đi kèm với sử dụng phần mềm PowerPoint. Một số liệu thống kê từ khách hàng của hãng Microsoft thực sự gây bất ngờ: từ tháng 1-2001 đến tháng 12-2004, 60% các bài diễn thuyết bị đánh giá là chán ngắt, chỉ có 19% làm người nghe quan tâm và thấy thích thú. Theo quyển Diễn thuyết để thành công của Jerry Weissman, một ngày có khoảng 30 triệu bài diễn thuyết sử dụng PowerPoint trên toàn cầu và rất nhiều trong số đó được mô tả là tệ hại.
Edward Tufte, một chuyên gia về giao tiếp và diễn thuyết, chỉ ra rằng có thể lỗi trình bày là một trong những nguyên nhân gây ra thảm họa khủng khiếp cho tàu không gian Columbia vào ngày 1-2-2003. Trước vụ tai nạn, các kỹ sư giới thiệu 28 trang trình bày Powerpoint (slide) cho các quan chức NASA thấy những vấn đề nguy cơ mà tàu con thoi này có thể gặp phải. Thật không may, phần trình bày có quá nhiều chữ, nên không gây được ấn tượng để người nghe phải lưu ý và sửa chữa. Kết quả là toàn bộ 7 phi hành gia bị thiệt mạng.
Khi các doanh nhân thành đạt chuẩn bị một bài diễn thuyết, họ thường bắt đầu bằng những câu hỏi: Tôi muốn đạt được điều gì? Tôi muốn người nghe làm gì sau bài diễn thuyết? Thông thường bất cứ bài diễn thuyết nào cũng cần đạt được 3 mục tiêu chính: dễ hiểu, đáng tin cậy và có tác dụng mong muốn sau bài diễn thuyết (bạn muốn người nghe làm gì sau bài diễn thuyết).
Theo quyển Nghe để quên của Madelyn Burley-Allen thì trung bình chỉ có khoảng 25% người nghe thực sự có khả năng hiểu tốt vấn đề trình bày. Vì vậy khi diễn thuyết bạn phải có khả năng lôi cuốn mọi người tham gia chú ý tới phần trình bày của mình. Thông thường người lớn tuổi chỉ tiếp thu tốt những phần trình bày ngắn hơn 15-20 phút. “Càng ngắn gọn càng tốt”. Đừng “bỏ bom” người nghe với quá nhiều thông tin.
Một số lời khuyên khi diễn thuyết bằng Powerpoint
1. Theo đúng tuần tự
2. Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những điểm cần nhấn mạnh.
3. Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide hoặc footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét quá nhiều chữ vào một slide.
4. Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10 chữ, giống như tựa các bài báo.
5. Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng.
6. Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham gia có thể đọc dễ dàng.
7. Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói”.
8. Màu chữ nổi bật trên nền phông.
9. Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải các slide Powerpoint.
10. Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện theo dõi.
Theo Vietnamworks
