Thư điện tử là một công cụ giao tiếp tuyệt vời. Cũng giống như việc trao đổi, trò chuyện trực tiếp, việc sử dụng thư điện tử cũng có một số quy ước cần chú ý. Dưới đây là vài gợi ý dành cho những người sử dụng thư điện tử (email).Thận trọng khi gửi thư điện tử cho nhiều người.
Nhiều người nhận sẽ có thể xem thông điệp đó như thư rác, đặc biệt là trong tình trạng số lượng thư rác ngày càng tăng như hiện nay. Hãy tự hỏi mình câu hỏi dưới đây trước khi gửi thư điện tử cho nhiều người:
“Có phải thông điệp này có giá trị đối với tất cả người nhận?”
Trong hầu hết trường hợp, không cần thiết phải gửi thư cho một nhóm lớn như vậy. Bạn có thể điều chỉnh danh sách người nhận mail bằng cách tạo và chọn những nhóm nhỏ hơn trong danh sách người nhận của mình.
Giữ cho thư điện tử ngắn gọn
Nếu bạn tốn nhiều hơn 5 phút để soạn một thư điện tử, hãy nghĩ đến việc gọi điện thoại hay sắp xếp một cuộc gặp mặt trực tiếp với người nhận.
Chắc chắn về mặt nội dung
Thư điện tử của bạn có thể được lưu, in, sao chép, chuyền tiếp và mở bởi những người hoàn toàn xa lạ. Hãy nhớ là thông điệp của bạn có thể được đọc bởi những người bạn không có ý định gửi đến.
Suy nghĩ kỹ về những khả năng lan truyền của thư điện tử mình gửi
Bạn có thể vô tình chọn nhầm địa chỉ của người nhận, hoặc bạn có thể chọn nhầm cách phản hồi cho tất cả những người nhận khác, trong khi bạn chỉ muốn gửi câu trả lời cho duy nhất một người.
Quản lý thời gian
Hãy cân nhắc về thời gian của những người khác. Tất cả mọi người đều phải nhận rất nhiều thư điện tử. Tất cả mọi người đều bận rộn. Đừng chuyển tiếp những thư điện tử có nội dung là những trò đùa hay những thư điện tử không có giá trị đến những người khác trong mạng lưới. Hãy để mọi người tập trung hoàn thành những việc quan trọng khác của họ.
Hãy cẩn thận về mặt thông tin
Hãy thật cẩn thận với việc gửi đi những thư điện tử có tiết lộ những thông tin nhạy cảm của các cá nhân hay tổ chức.
Hãy cảnh giác
Nếu bạn nhận được một thư điện tử quấy rối hay có nội dung không phù hợp, hãy in hoặc lưu thư điện tử đó lại. Chuyển tiếp bản lưu đó cho bộ phận kỹ thuật, họ có thể giúp đỡ bạn trong trường hợp này.
Hãy suy nghĩ thấu đáo.
Giữ cho thư điện tử của mình ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra, không phải tất cả mọi người trong công ty đều sử dụng cùng một phần mềm như bạn. Những tập tin đính kèm nên được lưu bằng một định dạng có thể đọc được bằng nhiều chương trình phổ biến khác nhau. Hãy lưu nội dung đính kèm dưới dạng nội dung đơn thuần, không có định dạng (Plain Text – ASCII) hoặc định dạng có thể mở được bằng các trình soạn thảo văn bản phổ biến.
Tiêu đề thư điện tử
Hãy nêu rõ mục đích của thư điện tử ngay trong tiêu đề thư. Nếu được sử dụng đúng cách, phần này của thư điện tử sẽ giải thích một cách rõ ràng lý do và cả đối tượng của thông điệp được gửi đi.
Theo Dale Carnegie Vietnam
