Quản lý thời gian hiệu quả với nguyên tắc SMART

Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;

M-Measurable: Đo đếm được;

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;

R-Realistic: Thực tế, không viển vông;

T-Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Frederic LeCharron – chuyên gia tư vấn phần mềm và giải pháp tài chính cho các nhà lãnh đạo trên toàn cầu đã đưa ra một cách quản lý thời gian hết sức thú vị. Nghệ thuật đích thực của việc quản lý thời gian chính là việc KHÔNG làm gì cả. Nghe có vẻ hoang đường, nhưng sự thật là như vậy.

Điên cuồng. Đó là từ mà bạn có thể nghe được nếu bạn giành một ngày với tôi và hỏi những đồng nghiệp của tôi xem họ nghĩ gì về kế hoạch, lịch trình của họ. Chúng tôi luôn đề cao những người thực hiện và những người khuấy động, luôn ngợị ca sự thẳng thắn và những kế hoạch được định hướng rõ ràng. Tuy nhiên, hầu hết mọi người vẫn dành phần lớn thời gian của họ tại văn phòng, công sở và khi đã quá mệt mỏi, cái nhìn của họ trở nên kém tích cực, không chủ động và kết quả là họ sẽ phải thú nhận rằng mình không thể bắt kịp công việc được nữa.

Tuy nhiên, tôi cũng phải thú nhận một điều về bản thân mình: tôi có thể bắt kịp mọi việc. Tôi có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn bất cứ ai. Sự thật là tôi là một người làm việc ít nhất trong văn phòng và thật là nghịch lý khi hiệu quả công việc tôi đạt được luôn tốt nhất có thể.

Một trong những sở thích của tôi là luôn luôn thúc giục bản thân học hỏi. Một ngày, tôi tự hỏi bản thân mình rằng: Cách nhanh nhất để học một điều gì đó là gì? Và câu trả lời là KHÔNG học gì cả.

Đầu tiên, tôi nghĩ rằng đó là một câu trả lời rất hay về mặt lý thuyết nhưng chẳng có một chút ứng dụng nào vào thực tế. Một vài tháng trôi qua, tôi chịu trách nhiệm một dự án IT lớn. Áp lực công việc đến từ mọi phía (khách hàng, giám đốc, chuyên viên thiết kế…). Có quá nhiều việc phải “LÀM”, và một cách khách quan để nói thì không có cách nào để mọi thứ được làm, thậm chí làm 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần.

Thực sự là tôi đang trong một tình huống “vĩ đại”, bởi vì thực sự không còn cách nào để làm một điều gì đó nên bạn bị buộc không làm nó nữa. Và một điều kì diệu đã xảy ra. Bạn nghĩ bạn phải làm một nhiệm vụ nào đó, bạn không làm. Và bạn vẫn tồn tại. Bạn nhận thấy sự cần thiết của nhiệm vụ này chỉ đơn giản là một sự ảo tưởng. Sau đó bạn tự hỏi liệu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Một lần nữa, bạn chỉ thấy sự tưởng tượng. Nhanh chóng bạn tự hỏi làm thế nào để thành công trong việc giành quá nhiều công sức vào những việc không mấy quan trọng. Và bạn lại thưởng thức khoảng thời gian rảnh rỗi của mình.

Chỉ làm những việc thực sự cần thiết thì tốt hơn là làm đủ mọi việc (khi đó bạn cần phải làm tốt hơn những người khác hoặc ít nhất thì bạn cũng được người khác đánh giá như vậy, và điều đó nằm ngoài nội dung của bài báo này).

– Trước khi làm một điều gì đó, hãy hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó. Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.

– Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”

– Nếu không ai có thể thực hiện nhiện vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”

Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành môt thói quen.

Những người cầu toàn (bản thân tôi cũng đã từng như vậy) sẽ có một khoảng thời gian khó khăn với vấn đề này. Cho đến khi họ có thể nhìn thấy những lợi ích nó đem lại trong cuộc sống của họ. Hãy tin vào tôi. Không có cảm giác nào giống cái cảm giác của việc chẳng làm gì cả và được ngợi ca về chính điều đó!