Nhiều nhà quản lý cứ than phiền “Tôi bận quá, không có thời gian.” Thế nhưng căn bệnh “không có thời gian” chính là việc họ không biết từ chối những buổi họp vô bổ, không biết phân việc cho cấp dưới, lên kế hoạch cụ thể cho mình.Đó chỉ là một trong những “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà các nhà quản lý cần nhanh chóng nhận diện và “tiêu diệt”.
Câu chuyện về một giám đốc một tổng công ty quốc doanh có tầm cỡ, trong một hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, ông đã giơ tay phát biểu, nhưng không phải vì ông quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để kịp giờ đi họp tại Hà Nội!”
Vị tổng giám đốc tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do rất đơn giản: Ông không có thời gian.
Một năm tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở tổng công ty hay với các nơi khác. Ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.
Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?” chắc chắn nhiều người sẽ nhắc đến các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc công lẫn việc tư, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc… Trong trường hợp của vị tổng giám đốc trên, các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm lấy mất thời gian làm việc của ông, và làm cho ông mệt mỏi.
Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.
Biết cách quản lý bản thân
Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy.” Còn chị chỉ có một câu giải thích duy nhất là: “Tại bận quá.”
Quả thật, từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.
Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu đại loại như “chị cho em gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.
Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ.
Trái với những trường hợp trên, Alain Cany – Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.
“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.
Đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.
Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm. Vì vậy bạn hãy bắt đầu ngay từ ngày hôm nay lập ra kế hoạch làm việc cụ thể cho mình để dành lại thời gian quý báu từ những “kẻ cắp giấu mặt” mà chính bạn là người đồng mưu đấy.
Theo Vietnam Economy
